Conţinut
Alte secțiuniDacă nu mai aveți spațiu în e-mailul IBM Notes, dar nu sunteți gata să ștergeți e-mailurile, luați în considerare arhivarea acestora. Arhivarea e-mailurilor înseamnă copierea mesajelor într-o altă locație de pe computer. Aflați cum să arhivați IBM Notes pentru a elibera spațiu în contul dvs. în timp ce salvați e-mailurile originale. De asemenea, vă ajută computerul și software-ul să ruleze la performanțe maxime.
Pași
- Limitați dimensiunea fișierului dvs. de e-mail. Păstrați dimensiunea fișierului de poștă electronică mai mică de 500 MB. (Unele organizații pot necesita o limitare mai strictă, cum ar fi 200 MB.)
- Verificați dimensiunea datelor accesând Fișier, Bază de date, Proprietăți. În Lotus 8, accesați Fișier, Aplicații, Proprietăți.
- Faceți clic pe fila „i”. Numărul după „Spațiu pe disc” este cât de multe date aveți în prezent pe IBM Notes.
-
Aflați setările prestabilite ale organizației dvs. Dacă utilizați IBM Notes pentru școală sau serviciu, este posibil să existe deja setări de arhivă. Acest lucru ajută organizațiile să controleze cantitatea de e-mailuri per utilizator, precum și performanța generală a computerelor din cadrul organizației. Dacă setările arhivei sunt deja stabilite, discutați cu personalul sistemelor tehnice pentru a vedea dacă pot fi modificate. -
Stabiliți setările arhivei dorite. Puteți arhiva toate e-mailurile IBM Notes sau să le selectați pe cele specifice. De asemenea, va trebui să decideți cât de des doriți ca IBM Notes să fie arhivat.- Deschideți aplicația corespunzătoare (Mail).
- Accesați Acțiuni, Arhivă, Setări.
- Accesați fila Criterii și asigurați-vă că este selectat „Implicit pentru ultima modificare”.
- Faceți clic pe „ok” pentru a salva modificările.
- Asigurați-vă că Criteriile sunt activate.
-
Programează arhive automate. Programarea arhivelor automate vă asigură că arhivați în mod regulat și consecvent. De asemenea, vă economisește timp.- Deschideți aplicația corespunzătoare (Mail).
- Accesați Acțiuni, Arhivă, Setări.
- Accesați fila Programare. Asigurați-vă că este selectată opțiunea „Programare arhivare”.
- Alegeți ora și ziua corespunzătoare în care doriți ca computerul să vă arhiveze fișierele.
- Arhivați manual IBM Notes. Chiar dacă programați arhivarea automată, puteți totuși arhiva manual oricând.
- Deschideți aplicația corespunzătoare (Mail).
- Deschideți poșta sau dosarul pe care doriți să îl arhivați.
- Accesați Acțiuni, Arhivați, Arhivați acum.
- Faceți clic pe Da pentru a arhiva conform setărilor prestabilite.
- Arhivați folosind metoda drag and drop. Acesta este pur și simplu un alt mod de a arhiva manual IBM Notes.
- Deschideți aplicația corespunzătoare (Mail).
- Deschideți poșta sau dosarul pe care doriți să îl arhivați.
- Selectați mesajul (mesajele) adecvat (e).
- Trageți mesajele în arhiva necesară din panoul dvs. de navigare.
- Vizualizați mesajele arhivate. Deși ați arhivat un e-mail, este posibil să fie nevoie să îl accesați din când în când. Fișierul dvs. de arhivă va imita folderele pe care le-ați configurat în contul dvs. IBM Notes. Totul va rămâne organizat așa cum ați conceput-o.
- Deschideți aplicația corespunzătoare (Mail).
- Faceți clic pe Arhivă în panoul de navigare.
- Selectați arhiva corespunzătoare (adică Implicit pentru Ultima modificare).
Întrebări și răspunsuri comunitare
sfaturi
- Faceți o copie de rezervă a e-mailurilor importante. Dacă aveți e-mailuri importante în IBM Notes, asigurați-vă că le copiați într-o altă locație, cum ar fi un CD sau DVD. Aceasta vă oferă o copie suplimentară în cazul în care se întâmplă ceva cu serverul sau copia stocată pe computerul dvs. personal.
- Ștergeți mesajele vechi și inutile, mai ales dacă conțin atașamente. Acest lucru va ajuta, de asemenea, la scăderea dimensiunii datelor și la performanța computerului.