Conţinut

• Pași

Scrierea invitațiilor poate fi o parte stresantă a planificării și organizării unui eveniment. Cu toate acestea, dacă petreceți puțin mai mult timp pe lista de invitați, dacă alegeți mijlocul de comunicare potrivit, personalizați invitațiile și colectați răspunsuri, puteți trimite invitații rapid și ușor și puteți monitoriza lista de invitați în creștere.

Pași

Partea 1 din 3: Realizarea listei de invitați

1. 

   Faceți o listă de bază. O astfel de listă ar trebui să includă toate persoanele care nu pot rata evenimentul, cum ar fi cea mai apropiată familie și cei mai buni prieteni ai lor. Dacă este un eveniment profesional, includeți pe listă parteneri de afaceri. Petrecerile de absolvire sau alte sărbători academice pot include, de asemenea, mentori și profesori preferați. Nuntile și alte evenimente cu mai multe gazde trebuie să țină cont de persoanele importante pentru fiecare gazdă.

2. 

   
   
   Includeți alți prieteni și rude. După terminarea listei de bază, comparați-o cu numărul maxim de persoane pe care le puteți invita la petrecere sau eveniment. În acel moment, puteți începe să adăugați alți membri ai familiei și prieteni nu atât de apropiați. Dacă ajungeți să aveți mai puțini oameni decât numărul maxim permis, nu există nicio problemă, dar încercați să nu depășiți numărul respectiv.

3. 

   
   
   Gândiți-vă la agregate. Dacă aveți de gând să permiteți oaspeților să aducă pe altcineva la petrecere, va trebui să țineți cont de acest număr la stabilirea listei finale. În plus, trebuie să includeți parametrii invitației. De exemplu, dacă nu intenționați să includeți copii în eveniment, scrieți politicos amintind oaspeților că nu ar trebui să aducă alte persoane sub o anumită vârstă.
   • Puteți scrie ceva de genul: „Dl. João Almeida și familia sa sunt invitați cordial la recepția noastră de nuntă. Cerem ca toți oaspeții să aibă peste 18 ani ”.

4. 

   
   
   Examinați lista. Este important să nu lăsați pe nimeni în afara. Rugați un prieten sau un membru al familiei să revizuiască lista cu dvs. și să facă sugestii despre adăugarea sau ștergerea cuiva. Amintiți-vă întotdeauna numărul maxim de invitați și evitați să invitați prea mulți oameni. Cu toate acestea, dacă credeți că unii invitați nu vor putea participa, invitați încă câțiva oameni.
   • Dacă sunteți îngrijorat de anulare, încercați să trimiteți o parte din invitații mai devreme. Apoi trimiteți o a doua rundă de invitații dacă mulți oameni nu pot participa.

Partea 2 din 3: Crearea invitațiilor

1. 

   Faceți-vă propriile invitații. Puteți utiliza Microsoft Word, programe Adobe sau alt software de proiectare. Dacă aveți o scriere de mână frumoasă, puteți scrie și totul manual. Folosiți hârtie de bună calitate cu textura de carton sau ceva mai interesant.
   • O altă opțiune este de a crea mai multe straturi în invitații. Începeți cu o imprimare de dimensiunea unui card și adăugați o bucată de carton colorat puțin mai mare decât partea din spate. Folosiți lipici sau bandă adezivă față-verso.
   • Dacă doriți să personalizați și să economisiți timp, utilizați ștampile personalizate.Puteți transforma o bucată sau o fotografie personalizată într-o ștampilă și puteți replica rapid fiecare carte pentru oaspeți.

2. 

   Cumpărați invitații personalizate pentru a economisi timp în comparație cu DIY. Prețurile variază foarte mult în funcție de stil, tip de hârtie, imprimare color sau alb-negru și alte variabile, deci faceți-vă o idee despre cum doriți ca invitația să obțină o ofertă corectă.
   • Există mai multe papetărie și magazine de articole de birou care imprimă invitații personalizate.
   • De asemenea, puteți găsi mai multe site-uri web care fac acest tip de invitații.

3. 

   Faceți invitații electronice. Dacă oaspeții dvs. sunt mai moderni sau dacă evenimentul dvs. este mai puțin formal, aveți opțiunea de a utiliza mai multe aplicații pentru a invita oamenii mai ușor și mai rapid prin e-mail sau social media. Majoritatea programelor vă permit să includeți propriile modele sau să utilizați un șablon standard pentru a facilita invitația. Pe lângă accelerarea procesului de creare a designului, veți putea să trimiteți imediat printr-un fișier digital și să primiți răspunsul mai repede, ceea ce este o idee excelentă pentru cei care au un termen mai scurt.

4. 

   Scrie ceva foarte receptiv. Includeți ocazia, data, locația și ora evenimentului. De asemenea, este important să anunțați oaspeții dacă pot sau nu să aducă alte persoane. De asemenea, solicitați un răspuns folosind un card atașat, o adresă de e-mail, o aplicație sau un telefon, în funcție de preferințe. Păstrați invitația scurtă și amabilă, dar includeți cereri politicoase precum: „Vă rugăm să participați” sau „Vă solicităm prezența”, astfel încât oaspeții să se simtă bineveniți.
   • De exemplu, scrieți ceva de genul: „Vă rog să veniți la petrecerea mea de ziua de naștere. Evenimentul va fi pe 16 octombrie la mine acasă. Petrecerea va fi de la 15 la 14:30. Vă rugăm să răspundeți folosind cardul, e-mailul meu sau sunându-mă ”.
   • De asemenea, trebuie să includeți indicații speciale pentru evenimentul dvs. sau alte instrucțiuni, cum ar fi costumul sau alte informații relevante.

5. 

   Folosiți nomenclatura corectă pentru oaspete. Cel mai important lucru este intenția, iar a ta este să arăți respect față de oaspeți, așa că fă un efort să-ți amintești și să incluzi aceste detalii. Dacă invitați o femeie singură, necăsătorită, folosiți „Miss” sau „Ms.” sau dacă invitația este pentru un singur bărbat, folosiți „Mr.”. Pentru un cuplu căsătorit, folosiți „Mr.” și „doamna”. Cu toate acestea, lucrurile se pot complica dacă invitați prieteni sau rude cu titluri speciale, precum „Dr.” sau un alt titlu important.
   • Dacă utilizați o nomenclatură greșită într-o invitație, vă cereți scuze la telefon, personal sau în scris. Acesta este un mod bun de a vă răscumpăra pentru gafe.

6. 

   Includeți destinatarul și adresa de returnare. În colțul din stânga sus al plicului, includeți numele, strada, orașul, statul și codul poștal. În centru, scrieți aceleași informații ca și oaspetele. De asemenea, vă puteți trimite informațiile de contact în cadrul invitației sau pe cardul de răspuns. Astfel, dacă oaspetele pierde plicul, va avea în continuare acces la informațiile dvs.

7. 

   Semnați politicos. Ultima propoziție și semnătura dvs. trebuie alese în funcție de public. De exemplu, dacă vă invitați șeful, un „gânditor” politicos este cel mai bun mod de a vă lua la revedere. Dacă este pentru părinții tăi, scrie „cu dragoste”. Aceasta este o bună oportunitate de a oferi invitațiilor dvs. o notă personalizată rapidă și ușoară.
   • Folosiți o glumă din interior pentru a face invitația mai personală. De exemplu: „Vă mulțumesc că mi-ați cumpărat mereu o băutură, Roberto”. Acesta este un mesaj foarte personal pe care îl puteți scrie unui coleg de cameră din colegiu la invitația dvs. de nuntă. Dar să știți că nu va fi foarte potrivit să le scrieți părinților.

8. 

   Decorează invitațiile. Puteți găsi o mare varietate de obiecte decorative simple, precum chenarele, și altele mai complicate, cum ar fi vița de vie, trandafirii și dovleceii. Dacă aveți un prieten sau o rudă care este artist, rugați-i să vă personalizeze invitația. Aceasta este, de asemenea, o altă oportunitate de a include stilul personal atunci când faceți. Nu uitați însă că designul trebuie să se potrivească cu stilul evenimentului. De exemplu, un craniu și oase încrucișate pot fi frumoase pentru o invitație de petrecere de Halloween, dar nu va arăta bine la invitația de nuntă.

Partea 3 din 3: Colectarea răspunsului

1. 

   Monitorizați răspunsurile manual. Dacă ați instruit oaspeții să răspundă folosind un card pe care l-ați inclus în invitație sau prin telefon, poate fi mai ușor să creați o listă manuală de răspunsuri. Poate fi la fel de simplu ca o listă tipărită a oaspeților cu semne de viză care indică prezența sau un „X” care indică absența. O altă opțiune este crearea unui sistem de monitorizare mai avansat utilizând o foaie de calcul Excel cu numărul total de confirmări, oaspeți suplimentari, numărul de adulți sau copii, tipul de fel de mâncare și alți factori predeterminați.

2. 

   Folosiți un sistem virtual. Dacă ați decis că invitațiile digitale sunt cea mai bună opțiune pentru evenimentul dvs., veți avea probabil acces la un program de monitorizare a răspunsurilor și confirmării. Acesta este unul dintre motivele pentru care oamenii aleg invitațiile electronice. Cu toate acestea, dacă ați trimis invitații tradiționale pe hârtie, este încă posibil să transferați lista de invitați și informațiile către sistemele digitale de monitorizare pentru a controla procesul. Există mai multe resurse pe internet care sunt ieftine sau gratuite.

3. 

   Pregătiți-vă pentru numărul adecvat de invitați. Când aveți o idee bună despre numărul de invitați care pot participa la eveniment, aranjați locul de desfășurare, bufet și alte spații de cazare pentru a satisface nevoile celor prezenți. Verificați din nou numărul de mese comandate, ocuparea maximă a locului și alți factori pentru a oferi o experiență bună tuturor celor prezenți.

4. 

   Trimiteți carduri de mulțumire. Nu contează dacă ați primit sau nu cadouri de la invitați, este important să arătați că sunteți recunoscător că aceștia și-au adăugat evenimentul în calendarul lor. Folosiți o listă de semnături sau rugați pe cineva să rămână la ușă pentru a monitoriza cine a participat. Apoi trimiteți carduri de mulțumire.
   • Cardul poate conține un mesaj la fel de simplu ca: „Mulțumesc că ai venit la petrecerea mea de ziua de naștere!”
   • Dacă ați primit un cadou, includeți pe card o referință specifică care să spună ceva de genul: „Vă mulțumesc foarte mult pentru că ați venit la petrecerea mea de absolvire. Aștept cu nerăbdare să folosesc setul de pixuri pe care mi l-ați dat în viitoarea mea carieră! ”
   • La fel ca invitațiile, aceste carduri pot fi tipărite digital sau tradițional, în funcție de situația dvs. specifică.