Conţinut

• paşi
• sfaturi

Organizarea unei conferințe este o modalitate excelentă de a reuni oameni cu interese similare și care doresc să facă schimb de idei inovatoare în domeniile lor. Acest tip de eveniment este foarte frecvent în medii academice, în diverse domenii ale industriei, grupuri religioase și de marketing etc. Dacă ați decis să organizați o conferință în zona dvs., veți constata că lista pregătirilor este destul de vastă: alegerea locației, realizarea listei de participanți, achiziționarea de materiale și tehnologii și chiar angajarea unui serviciu de catering sunt câteva dintre elementele necesare. În cele din urmă, dacă disperarea lovește, opriți-vă, inspirați adânc și amintiți-vă că sunteți destul de capabil. Secretul succesului este de a face un pas la un moment dat și de a ține pasul cu fiecare pas al procesului.

paşi

Partea 1 din 4: Planificarea etapelor timpurii ale conferinței

1. 

   
   
   Începe curând. Începe organizarea conferinței cu cel puțin opt luni înainte - sau mai mult, dacă evenimentul este mare sau are mulți participanți.
   • Multe locuri și servicii de catering trebuie să fie rezervate cu luni înainte. De asemenea, nu uitați că mulți participanți vor trebui să călătorească și să-și aranjeze propriul timp pentru a participa la conferință.

2. 

   
   
   Formați o comisie. Comitetul este responsabil pentru luarea tuturor deciziilor conferinței și este format din oameni cu perspective variate și capabili să rezolve detaliile importante fără probleme majore.
   • Alegeți un coordonator - cineva care este responsabil pentru luarea tuturor deciziilor finale și care poate dedica mult timp conferinței. Dacă aveți un buget bun, puteți angaja, de asemenea, un planificator de evenimente pentru a avea grijă de asta.
   • Dacă ați făcut deja alte ediții ale aceleiași conferințe, încercați să angajați același coordonator pentru comisie. Dacă persoana respectivă nu este disponibilă, cereți-le cel puțin să predea materialele pe care le-ați folosit în anul precedent pentru a facilita procesul.

3. 

   
   
   Înregistrați-vă obiectivele și scopurile pe hârtie. Trebuie să definiți clar ce doriți să realizați cu conferința pentru a putea lua deciziile executive importante ale evenimentului. Cu aceste detalii în mână, va fi mai puțin stresant să organizăm restul lucrurilor.
   • Dacă nu ați planificat niciodată o conferință înainte, încercați să urmați pentru prima dată un plan mai simplu și mai simplu. Din punct de vedere practic, gândiți-vă la ceva în jur de o zi sau două și nu mai mult de 250-300 de invitați.

4. 

   Alegeți orașul și datele. Este posibil să nu fie posibil să alegeți data și locația specifică fără să aveți mai multe detalii pregătite, dar este totuși important să vă gândiți la cât timp aveți la îndemână.
   • Probabil că vă veți confrunta cu mai multe neplăceri în timpul datei din cauza situației dvs. specifice. Totuși, în general, conferințele au loc în anumite perioade ale anului și în anumite zile ale săptămânii. În Europa, de exemplu, acest tip de eveniment are loc între martie și iunie sau septembrie și noiembrie - atunci când oamenii participă cel mai mult. În legătură cu săptămâna, evenimentele și târgurile au loc de joi până vineri sau de luni până marți. Aflați care sunt standardele industriei în zona dvs. înainte de a decide.
   • Durata conferinței depinde de câte persoane credeți că vor participa și de obiectivele evenimentului. Dacă vă gândiți la 250-300 de participanți, planificați activitățile pentru două zile complete.
   • În general, încearcă să organizezi conferința în orașul în care locuiești și, de preferință, lângă un aeroport, hoteluri și locuri disponibile și interesante. În plus, este mai bine ca orașul să fie într-o regiune metropolitană și foarte vizitat (cu locuri turistice, de exemplu).

5. 

   Gândiți-vă la un nume pentru conferință. Această parte este esențială pentru comercializarea evenimentului, dar ajută și cu partea de planificare - deoarece ajută comitetul să se gândească la materiale în mod consecvent și să facă publicitate conferinței pe rețelele de socializare.
   • Alegeți un nume care este direct asociat cu obiectivul conferinței și / sau publicul țintă. Inspirați-vă de alte evenimente similare, dar gândiți-vă la ceva original.

Partea 2 din 4: Organizarea conferinței

1. 

   Organizează-ți bugetul. Nu veți putea face nimic dacă nu știți câți bani trebuie să investiți în eveniment, în afară de a determina suma pentru fiecare aspect (locația șopronului, materialele, taxele participanților etc.). Urmați această valoare la scrisoare și faceți această regulă clară tuturor asistenților dvs.
   • Bugetul va depinde de anumiți factori, cum ar fi participarea sponsorilor. Acești sponsori plătesc o anumită sumă pentru a contribui la conferință, dar au, de asemenea, dreptul de a lua decizii executive, cum ar fi includerea prezentărilor sau a panourilor despre activitatea lor sau distribuirea materialelor cu logo-ul. Partea strălucitoare este că sponsorizarea este plătită în avans, ceea ce extinde ușor bugetul în faza de planificare. În cele din urmă, în funcție de tema conferinței, chiar liderii industriei sau filantropii pot oferi sprijin financiar.

2. 

   Determinați prețul biletului și metoda de vânzare. Unele conferințe sunt gratuite, în timp ce altele percep prețuri exorbitante. Trebuie să luați în considerare mai mulți factori atunci când determinați valoarea și vânzarea biletelor.
   • Care sunt taxele asociate cu planificarea conferinței? Dacă evenimentul este mic și mai local, s-ar putea să nu fie chiar sens să percepi prețurile biletelor. Puteți da, de asemenea, acces gratuit tuturor celor care vor efectua și vor percepe o taxă mică pentru alții.
   • Dacă conferința va dura câteva zile și va include un bufet și altele asemenea, puteți percepe admiterea în funcție de valoarea acestor servicii.
   • Multe conferințe folosesc un sistem de taxare care variază în funcție de „tipul” unui participant. De exemplu: colegii plătesc mai puțin decât profesorii (și așa mai departe).

3. 

   Alegeți locația conferinței. Când căutați locuri alternative, luați în considerare numărul de participanți, comoditatea locației, opțiunile de parcare și apropierea de transportul public, aeroporturi și hoteluri. Alegeți un șopron (sau o altă structură) care să răspundă tuturor nevoilor celor care vor participa la eveniment.
   • Aflați dacă există centre de convenții în centre comerciale sau hoteluri locale. Dacă conferința este mică, puteți chiar închiria spațiu dintr-un centru comunitar.

4. 

   Solicitați ajutor personalului local. Dacă ați ales un loc faimos pentru găzduirea conferințelor, profitați de această opțiune - până la urmă, personalul site-ului este mai mult decât obișnuit să asiste și să răspundă la întrebările clienților.
   • Unele locuri au chiar planificatori de evenimente care pot avea grijă de ultimele detalii ale conferinței. Chiar dacă persoana respectivă percepe o taxă, merită să îi treci o parte din responsabilitate în ultimele săptămâni.

5. 

   Alegeți meniul. Când organizați conferința, amintiți-vă că participanții nu pot sta toată ziua fără să mănânce - și că mulți nu cunosc zona și nu știu care sunt opțiunile lor de mâncare. Decideți dacă doriți să angajați un serviciu tip bufet pentru micul dejun, prânz și gustări - dacă locul în sine nu are aceste opțiuni.
   • Amintiți-vă, de asemenea, că multe persoane au alergii, preferințe și restricții alimentare, ceea ce face alegerea meniului foarte dificilă. Dacă angajați un bufet profesionist, echipa sa poate crea opțiuni vegetariene, vegane, fără gluten etc.

6. 

   Insistați să faceți un tur al evenimentului. Nu riscați incidente după organizarea principalelor părți ale conferinței: faceți un tur cu participanții la începutul evenimentului.
   • Accesați site-ul conferinței și discutați cu echipa cu o zi înainte pentru a vă asigura că totul este corect și că nu există nimic de rezolvat în ultima clipă.

Partea 3 din 4: Planificarea atracțiilor conferinței

1. 

   Planificați atracțiile și programările. În această etapă, cunoașteți deja numele conferinței și aveți o idee generală despre subiectele pe care le va aborda. Acum, este timpul să decidem cum va avea loc evenimentul. Fiecare sector din industrie are un tip de conferință mai comun. Dacă aveți îndoieli, alegeți un format comun.
   • Începeți cu un discurs de prezentare sau o prezentare. De obicei, o persoană influentă din zonă este aleasă pentru această deschidere. Încercați să obțineți sprijin de la cineva important. Discursul poate avea loc seara, după o cină specială sau dimineața primei zile a evenimentului.
   • Împărți restul zilei (sau două zile) al conferinței în atracții mai scurte. Conținutul acestor prezentări va fi determinat de prezentatori și participanți înșiși, dar puteți distribui și ateliere, proiecții de filme sau alte formate interesante. În funcție de numărul de participanți, fiecare atracție are loc la un moment diferit sau mai mulți pot fi simultan.
   • Închei conferința în mod pozitiv, cu un discurs motivațional sau o glumă cu publicul.

2. 

   Decide ce fel de atracții vei avea. Aceste tipuri vor depinde de zona dvs., dar există mai multe opțiuni: prelegeri, prezentări, ateliere, studii de politică și tehnologie, activități interactive, prezentare poster, etc.
   • Tipul de atracție va determina modul în care faceți publicitate conferinței. Deci, nu întârziați să decideți cum va fi distribuit conținutul.
   • Atracțiile pot varia în durată, de la 45 de minute la trei sau mai multe ore, în funcție de cantitatea și conținutul fiecăruia.

3. 

   Stabiliți dacă veți include alte activități. Este esențial să știți cum să încadrați alte atracții la conferință pentru ca evenimentul să fie un succes.
   • Puteți, de asemenea, să rezervați timp pentru întâlniri de afaceri sau pentru premierea.
   • Dacă doriți, includeți mese și un bufet sau cereți participanților să aducă ceea ce urmează să mănânce (de preferință dacă nu trebuie să plătească pentru eveniment - sau pot simți că au dreptul la cel puțin o masă). Puteți lua, de asemenea, pauze de prânz la restaurantele din apropiere.
   • Decideți dacă doriți să oferiți distracții participanților, cum ar fi excursii în jurul orașului, o seară la un bar sau un alt astfel de loc sau o vizită la un teatru. Acest lucru este normal în multe situații, dar straniu în altele.

Partea 4 din 4: Publicarea conferinței

1. 

   Stabiliți cine va participa. Există mai multe tipuri de conferințe: academice, religioase, profesionale etc. Fiecare atrage un stil de participant diferit. Trebuie să determinați în ce segment vă aflați înainte de a face publicitate evenimentului.
   • Dacă publicul dvs. țintă este mic (angajații companiei dvs. sau membrii bisericii dvs., de exemplu), nu este nevoie să faceți publicitate conferinței cu atât de multe resurse.Trebuie doar să trimiteți unul sau două e-mailuri și să vorbiți despre eveniment la ședințele administrative.

2. 

   Găsiți lideri din industrie care pot participa. Veți avea nevoie de nume mari pentru a face discursurile de deschidere și închidere și de a convinge oamenii să participe.
   • Când liderii confirmă că vor participa la conferință, începeți să includeți numele lor în materiale promoționale, precum apeluri, panouri publicitare, afișe și altele asemenea.

3. 

   Creați un site web pentru conferință. Astăzi, practic, fiecare eveniment trebuie publicat pe internet. Găsiți o adresă URL disponibilă care include numele conferinței (sau cel puțin un derivat logic) și care este ușor de găsit în rețea. De asemenea, includeți toate informațiile importante despre programarea pe site-ul web și adresa electronică în materialele promoționale tipărite.
   • Pe site-ul web, includeți data, ora și adresa evenimentului, precum și numele vorbitorilor principali. Puteți posta informații despre transport, cazare, atracții locale și întreg programul evenimentului (dacă este disponibil).
   • Actualizați site-ul cu un link către abonamente atunci când se deschid.

4. 

   Publicitate eveniment. Începeți cu mult timp în avans (cu până la un an înainte), astfel încât vorbitorii să depună propuneri pentru atracții. Această parte va depinde de dimensiunea conferinței și de publicul țintă. Amintiți-vă sursa de informații pe care participanții o vor avea despre industrie sau domeniu. De exemplu:
   • Social media, cum ar fi pagina sponsorilor de pe Facebook și Twitter.
   • Liste de contacte prin e-mail.
   • Bloguri, reviste, ziare și altele asemenea.
   • Afise, broșuri sau alte materiale tipărite dedicate grupurilor și organizațiilor relevante.

5. 

   Cereți participanților propuneri. Includeți „depunerea postului deschis” sau ceva asemănător în materialele promoționale, astfel încât persoanele interesate să își poată trimite propriile producții.
   • În funcție de zonă, puteți specifica întinderea propunerilor. De exemplu, multe evenimente academice și conferințe necesită un rezumat de aproximativ 100-250 de cuvinte, în timp ce evenimentele mai mari necesită manuscrise întregi.

6. 

   Începeți să acceptați aplicațiile. Este bine să ne gândim la o modalitate prin care participanții să se înregistreze luni înainte de conferință. Astfel, veți face o idee despre numărul de persoane implicate.
   • Creați un site de înregistrare care este legat de pagina conferinței. Puteți face acest lucru într-o varietate de moduri folosind anumite servicii gata, dacă nu aveți tehnicile necesare pentru a crea totul singur. De exemplu: utilizați un formular Google sau consultați un prieten care înțelege subiectul.
   • De asemenea, puteți cere participanților să sune un număr pentru a se înscrie dacă au o modalitate de a procesa plățile cu cardul de credit.
   • Dacă nu doriți să utilizați internetul sau metoda telefonică, creați și faceți un formular PDF de bază disponibil pe site-ul web. Apoi cereți fiecărui participant să tipărească, să completeze și să trimită documentul la o anumită adresă.
   • Oferă reducere pentru cei care înregistrează una sau mai multe luni în avans și crește prețul pentru cei care durează mai mult și pleacă să se înregistreze la ușă.

sfaturi

• Întrebați vorbitorii dacă vor avea nevoie de echipamente suplimentare, precum podium, televiziune, proiectoare sau computere.
• Află dacă participanții la conferință au restricții alimentare atunci când configurează meniul.
• Când comparați prețurile locurilor de închiriere, aflați cât de mult va trebui să investiți în resurse precum mâncare, apă, băuturi etc. Toate acestea pot fi destul de costisitoare.
• Gândiți-vă la scopul conferinței atunci când alegeți locația și alocați locurile (cu sau fără mese și / sau tetiere, de exemplu).