Conţinut

• Pași
• Întrebări și răspunsuri comunitare
• sfaturi
• Lucruri de care ai nevoie

Una dintre cele mai dificile situații pentru un proprietar de afaceri sau un antreprenor este tratarea cu clienții care sunt scadenți pe conturile lor. Solicitarea plății într-o manieră politicoasă, dar fermă este o problemă delicată, dar echilibrul poate fi atins. Ar trebui să trimiteți o notificare de reamintire care să precizeze cât este datorat și cum poate plăti clientul. Dacă clientul nu plătește până la termenul limită, atunci ar trebui să urmăriți cu scrisori suplimentare. În general, există trei litere: o primă notificare, un memento ferm și o cerere finală.

Pași

Partea 1 din 3: Trimiterea primei notificări

1. 

   Formatați-vă scrisoarea. Scrisoarea dvs. ar trebui să fie configurată ca o scrisoare standard de afaceri. Setați fontul la ceva lizibil - de obicei Times New Roman 12 puncte funcționează pentru majoritatea cititorilor.
   • Nu uitați să includeți data la care trimiteți scrisoarea.
   • Dacă nu folosiți hârtie cu antet, trebuie să includeți adresa companiei în partea de sus.

2. 

   
   
   Solicitați plata. Ar trebui să trimiteți prin e-mail un memento inițial în prima zi în care se datorează plata. Vrei să folosești un ton prietenos. La urma urmei, este posibil ca clientul să fi uitat pur și simplu că plata a fost datorată sau un cec ar putea fi chiar prin poștă. Asigurați-vă că acordați clientului un termen limită pentru plată.
   • Ați putea scrie: „Această scrisoare este pentru a vă reaminti că plata pe contul dvs. nr. 45667 a fost scadentă pe 12 aprilie 2016. Începând de astăzi, nu am primit plată de la dvs. Vă rugăm să trimiteți plata în termen de șapte zile. ”
   • S-ar putea să fiți dispus să oferiți un plan de plată. Dacă da, menționați acest lucru în scrisoare. De exemplu, ați putea accepta jumătate din suma datorată în această lună și cealaltă jumătate de lună mai târziu.

3. 

   
   
   Identificați metode de plată acceptabile. Nu doriți ca clientul să vă trimită plata folosind o metodă pe care nu o acceptați. Pentru a vă proteja, specificați în mod explicit ce metode de plată acceptați - cec personal, mandat, numerar sau card de credit (cum ar fi Visa, MasterCard, Discover, American Express etc.)
   • Dacă plata cu cardul de credit este o opțiune, includeți linii în partea de jos a scrisorii dvs. pentru numărul cardului, data expirării, numele titularului de card, semnătura și suma care va fi debitată.
   • De exemplu, ați putea scrie: „Puteți plăti prin cec sau prin mandat, plătibil către. În favoarea clienților noștri, acceptăm și plata cu Visa, Master Card sau American Express. Dacă alegeți să plătiți soldul cu un card de credit, completați formularul din partea de jos, semnați și returnați această scrisoare la biroul nostru. Alternativ, puteți apela pentru a configura plata cu cardul de credit. ”

4. 

   
   
   Încheiați scrisoarea. Ar trebui să îi spuneți clientului ce atașamente ați inclus. De asemenea, asigurați-vă că le spuneți să nu ia în considerare scrisoarea dacă plata a fost deja trimisă. Dacă antetul nu conține un număr de telefon sau o adresă de e-mail, atunci ar trebui să furnizați și aceste informații.
   • De exemplu, ați putea scrie „Am atașat o copie a facturii pe care am trimis-o. De asemenea, este inclus un plic ștampilat, adresat, pe care îl puteți utiliza. Dacă v-ați trimis deja plata, vă rugăm să ignorați această scrisoare. ”
   • Nu uitați să vă semnați scrisoarea. Includeți și titlul dvs., de exemplu, coordonatorul contului pacientului.

5. 

   Trimiteți notificarea către client. Puteți trimite scrisoarea prin e-mail sau prin poștă. Dacă trimiteți prin poștă, atunci este mai bine să trimiteți mesaje certificate, primind chitanță de retur. Aceasta va arăta că clientul a primit memento-ul dvs.
   • Nu uitați să includeți orice anexe, cum ar fi o copie a facturii sau un plic.
   • Dacă trimiteți această notificare prin e-mail, trimiteți atașamentele în format PDF.

Partea 2 din 3: Trimiterea prin poștă a unui memento ferm

1. 

   Reamintiți-i clientului că au expirat. Pregătiți a doua literă folosind același format ca prima. Nu uitați să menționați că ați trimis deja o primă notificare, dar nu ați auzit nimic. Dacă ați adăugat comisioane de întârziere, taxe sau dobânzi, asigurați-vă că menționați acest lucru. Adoptați un ton serios. Primul dvs. memento a fost prietenos, dar acum trebuie să începeți să fiți serios.
   • De exemplu, ați putea scrie: „Începând de astăzi, nu am primit încă plată de la dvs., deși v-am trimis o notificare pe 13 aprilie. Ca urmare, contul dvs. este întârziat. Nu am aplicat încă nicio plată cu întârziere sau taxe de dobândă. ”

2. 

   Furnizați un alt termen. Acordați clientului încă șapte zile aproximativ pentru a trimite plata. Amintiți-le, de asemenea, de consecințe dacă nu plătesc. De exemplu, puteți adăuga taxe de întârziere sau alte taxe.
   • Exemplul de limbaj ar putea citi: „Dacă nu primim plata integrală în următoarele șapte zile, este posibil să adăugăm o penalitate de 50 USD în contul dvs.”
   • Puteți reaminti clientului metodele de plată acceptabile, utilizând aceeași limbă pe care ați folosit-o în prima notificare.

3. 

   Încheiați scrisoarea. Puteți spune clientului ce se va întâmpla dacă nu va plăti. De exemplu, s-ar putea să aveți o politică de a nu mai face afaceri cu cineva dacă întârzie să plătească.
   • De exemplu, ați putea scrie: „Vă rugăm să rețineți că avem o politică de refuzare a serviciului către orice persoană care are un cont de peste 14 zile. Avem încredere că nu va fi necesar să încetați să faceți afaceri și așteptăm cu nerăbdare plata dvs. Dacă ați trimis deja plata, vă rugăm să ignorați această scrisoare. ”
   • Nu trebuie să trimiteți prin e-mail această notificare. În schimb, trimiteți-l prin poștă certificată, primiți chitanța de returnare. Păstrați întotdeauna o copie pentru propriile evidențe.

Partea 3 din 3: Trimiterea scrisorii de cerere finală

1. 

   Identificați litera ca cerere finală. Configurați scrisoarea ca o scrisoare de afaceri standard. Cu toate acestea, includeți și un titlu, cum ar fi cuvintele „Cerere finală”. Puneți cuvintele în aldine și subliniați-le. Doriți ca destinatarul să știe că aceasta este ultima lor șansă de a plăti înainte de a lua măsuri suplimentare.

2. 

   Explicați taxele de întârziere. Ar trebui să îi spuneți clientului că acum încalcă acordul dvs. și că ați adăugat dobândă sau o penalitate pentru întârziere. Apoi spuneți-le noua sumă totală pe care trebuie să o plătească.
   • Exemplul de limbaj poate citi: „În ciuda mementourilor anterioare, contul dvs. rămâne delincvent. Deoarece acum încălcați condițiile noastre de plată, adăugăm o penalitate de întârziere a plății de 50 USD conform „Termenilor acordului privind plata cu întârziere a datoriilor”. Datoria totală restantă este acum de 225 USD. ”

3. 

   Dați un termen. Ar trebui să îi spuneți clientului cât timp are pentru a efectua plata finală. Nu ar trebui să le acordați prea mult timp. De exemplu, puteți stabili un termen limită de 72 de ore. Explicați ce se va întâmpla dacă clientul nu respectă termenul limită. De exemplu, puteți trece contul la colecții sau puteți da în judecată clientul în instanță.
   • Exemplul de limbaj poate citi: „Acum este crucial să plătiți integral factura restantă în următoarele șaptezeci și două de ore. Dacă nu, nu vom avea de ales decât să transferăm acest cont agenției noastre de colectare a datoriilor, care va adăuga mai multe taxe în cont. "
   • Puteți îndrăzni „șaptezeci și două de ore” pentru a face aceste cuvinte să iasă în evidență.

4. 

   Încheiați scrisoarea. Subliniați că clientul ar trebui să ia în serios această scrisoare finală de cerere și să plătească. De exemplu, ați putea scrie: „Prin urmare, vă sugerăm să luați în serios această chestiune și să vă plătiți integral soldul cât mai curând posibil”.

5. 

   Trimiteți scrisoarea prin poștă. Ar trebui să o trimiteți prin poștă, utilizând poștă certificată, chitanță de retur solicitată. Dacă nu primiți răspunsuri de la client, continuați și trimiteți contul la colecții sau dați în judecată - oricare ar fi fost amenințarea dvs. în scrisoare.

Întrebări și răspunsuri comunitare

sfaturi

• Dacă nu primiți niciun răspuns de la mementourile de plată, gândiți-vă la apelarea clientului. Este mai dificil să evitați situația când el sau ea vorbește de fapt cu un reprezentant al companiei dvs.
• Creați un șablon pentru a fi utilizat de compania dvs. în toate cazurile de conturi morți. Șablonul va avea spații pentru a completa informațiile specifice pentru un anumit client. De exemplu, lăsați numele, suma datorată, zilele contravenționale și alte date necompletate până când este completat pentru un anumit client.

Lucruri de care ai nevoie

• Calculator
• Telefon (dacă este necesar)