Conţinut

• etape
• Partea 1 Alegeți un model
• Partea 2 Acordul de achiziție și servicii

În acest articol: Alegerea unui ModelAccord de achiziții și servicii 8 referințe

Fiecare birou are nevoie de fotocopiator și, de obicei, trebuie să ai o sumă frumoasă de bani pentru a cumpăra unul. Efectuați o căutare minuțioasă și citiți cu atenție termenii contractelor de închiriere și servicii înainte de semnarea. Cel mai scump fotocopiator sau chiar o calitate mai bună nu este neapărat cea mai bună alegere pentru biroul dumneavoastră.

etape

Partea 1 Alegeți un model

1. 
   

   
   Cumpărați un model de birou potrivit dacă este vorba de birou de acasă. Dacă doriți să obțineți o fotocopiator pentru casă sau pentru un serviciu care nu necesită mai mult de 700 de copii pe lună, cumpărați un model de desktop. Aceste tipuri de modele sunt mai ieftine și mai simple decât o mașină mare. Restul informațiilor din acest articol se concentrează pe nevoile adaptate birourilor mai mari.
   • Un fotocopiator cu imprimantă și scaner laser integrat costă, de obicei, între 150 de euro (numai alb-negru) și 500 de euro (mai eficiente, culoare).
   • Copiatorii cu jet de cerneală pot costa o taxă mică de 60 de euro, chiar și copiatori color. Cu toate acestea, ele pot costa de două sau trei ori mai mult dacă lucrează cu lasere. În acest caz, așteptați-vă la un cost de 20 de euro pe pagina albă neagră.

2. 
   

   
   
   
   Aflați elementele de bază. Deși există încă un număr limitat de modele de fotocopiator pe piață, un model potrivit pentru fiecare tip de serviciu poate fi găsit fără dificultăți.
   • fotocopiatoare cu laser sunt mai rapide și mai ieftine și pot fi utilizate pentru o lungă perioadă de timp. fotocopiatoare jet de cerneală nu sunt recomandate companiilor mari.
   • fotocopiatoare digital sunt, de departe, mai practice și mai obișnuite decât fotocopiatoarele vechi asemănător.
   • fotocopiatoare culoare sunt considerabil mai scumpe și nu reușesc mai des decât fotocopiatoarele alb negru. Dacă aveți nevoie de o imprimare color uneori, cumpărați fotocopiatorul hibrid.

3. 
   

   
   Căutați o mașină multifuncțională. Aproape toate fotocopiatoarele moderne au și o funcție de imprimantă integrată, iar unele includ chiar și un scaner sau un fax. Evaluează avantajele și dezavantajele utilizării unei „mașini multifuncționale” care integrează toate aceste caracteristici folosind un copiator simplu și un scaner extern, o imprimantă și un fax.
   • De obicei este mai puțin costisitor să achiziționați o mașină integrală cu mai multe funcții decât să procurați mașini diferite cu funcții diferite.
   • Utilizarea de mașini diferite reduce impactul pe care îl poate provoca o funcționare defectuoasă.
   • Departamentele mari trebuie să utilizeze mai multe mașini pentru a evita pierderea timpului pe o singură mașină dacă este defect.

4. 
   

   
   
   
   Estimați un volum suficient de copii pe care le puteți produce pe lună. Adaptarea fotocopiatorului la nevoile dvs. vă va economisi bani, va evita întârzierile și chiar va reduce frecvența defecțiunilor. Efectuați acest pas vital după cum urmează.
   • Consultați registrul dvs. de înregistrare, de preferință în ultimele 6-12 luni. Dacă nu ați produs o copie în acest timp, rugați departamentul de copie curent să producă copii ale facturilor anterioare care să indice numărul de copii produse.
   • Determinați numărul mediu de exemplare produse lunar.
   • Înmulțiți această medie cu 1,2 pentru securitate sau 1,5 dacă sunteți sigur de estimarea dvs. Acest lucru vă permite să evitați să vă găsiți cu o creștere neașteptată și să evitați reclame înșelătoare. Căutați un fotocopiator care poate produce un volum lunar puțin mai mare decât cel estimat.

5. 
   

   
   Verificați viteza de producție a copiatorului. Examinați viteza de imprimare, dar nu concluzionați că cea mai rapidă este neapărat cea mai bună. Fotocopiatoarele care sunt lent în funcționarea lor tind să fie cele mai defecte. Căutați un echilibru între viteza de producție și starea fotocopiatorului urmând următoarele instrucțiuni de estimare.
   • 11 - 20 de exemplare pe minut („Segment 1”): recomandat pentru birourile de acasă sau birourile foarte mici.
   • 21-30 exemplare pe minut (S2): recomandat pentru majoritatea serviciilor mici, cu o producție maximă de 6.000 de exemplare pe lună. Rețineți că această viteză „scăzută” reprezintă o producție de o pagină la două sau trei secunde.
   • 31 până la 44 de exemplare pe minut (S3): recomandat pentru servicii mici și mijlocii (până la 12.000 de exemplare pe lună). Utilizați acest segment sau mai multe dacă aveți nevoie să conectați copiatorul la rețeaua de internet a serviciului.
   • 45-69 exemplare pe minut (S4): pentru servicii medii și mari. În general, acest segment este utilizat doar la firmele de avocatură, firmele de contabilitate și alte servicii care necesită o producție maximă de copii și o utilizare constantă și constantă.
   • 70-90 ppm (S5): Pentru serviciile care au nevoi extreme de producție de copii sau au nevoie să închirieze temporar echipamente de imprimare a copiei.

6. 
   

   
   Întrebați despre terminatori. Majoritatea copiatorilor sortează automat documentele din mai multe pagini. Unele fotocopiere pot include funcții suplimentare sau un finisător suplimentar. Verificați următoarele detalii.
   • Numărul de coșuri (câte documente diferite se pot extrage simultan)
   • Capacitatea fiecărei coșuri (câte copii noi poate stoca fiecare coș?)
   • Mașina poate capsa sau perfora documentele automat? Acest detaliu ar fi foarte vital pentru serviciile care au o producție ridicată de documente cu mai multe pagini.

7. 
   

   
   Finalizează-ți cercetările. Înainte de a lua decizia finală, verificați următoarele detalii.
   • Copiatorul acceptă imprimarea pe două fețe (posibilitatea de a imprima pe ambele pagini ale unei copii). ?
   • Cât de des poate fotocopierul să reducă sau să extindă un document?
   • Dacă folosești hârtie de dimensiuni standard, copiatul poate face față?
   • Majoritatea copiatorilor de înaltă calitate încorporează procesorul de imagine Raster (RIP). Dacă al tău nu are unul, va trebui să cumperi un PIR extern.
   • Care este timpul de imprimare al primei copii (timpul necesar pentru a scoate prima copie)? Dacă serviciul dvs. produce de obicei doar un exemplar, acest detaliu important de aromă.

Partea 2 Acordul de achiziție și servicii

1. 
   

   
   Închiriați un copiator pentru utilizare pe termen scurt. Condițiile de închiriere sunt simple: plătiți o anumită sumă de bani în fiecare lună, apoi returnați copiatorul după ce ați terminat de utilizat. Această opțiune nu este cea mai avantajoasă din punct de vedere al cheltuielilor, așa că este de obicei adecvată pentru întreprinderile care se confruntă cu o creștere bruscă a nevoii de copii de documente.
   • Evitați închirierile complexe care suportă taxe suplimentare. Va trebui să încercați să găsiți un serviciu care să ofere un tarif forfetar și care să fie fără complicații.

2. 
   

   
   Cumpărați copiatorul direct în cazul în care costul este accesibil. Pentru aceasta, trebuie să investiți destui bani pentru a cumpăra. Deci puteți fi sigur că utilizați acest copiator pentru o perioadă mai mare de doi ani. Dacă aveți fondurile necesare, există două avantaje pentru a utiliza această tactică.
   • S-ar putea să vă puteți compensa cheltuielile într-un an fiscal, ceea ce vă va permite să beneficiați de un beneficiu financiar pe termen scurt. Consultați un expert fiscal.
   • Nu vă veți găsi blocat într-un contract de închiriere, care vă va economisi puțini bani în cazul în care mai târziu doriți să schimbați copiatoarele.

3. 
   

   
   Angajează-te să cumperi un copiator folosit deja. Un copiator folosit deja costă de obicei aproximativ 1/5 din prețul unui nou copiator. În cazul în care începeți o afacere nouă și nu aveți idee câtă copie va trebui să produceți, cel mai bun mod de a reduce riscul este să cumpărați un copiator folosit deja. Întrebați despre numărul de copii ale documentelor sau copiilor deja produse de copiator. Un copiator de înaltă calitate, cu o producție de peste 45 de pagini pe minut, ar fi adecvat pentru o țintă cuprinsă între 15 și 20 de milioane de exemplare. Un copiator mai lent, mai vechi și de calitate inferioară nu va depăși o producție maximă de 1 până la 5 milioane de exemplare.

4. 
   

   
   Citiți cu atenție termenii contractului de închiriere. Închirierea este o graniță comună între cumpărare și închiriere. Plătești o taxă lunară pentru a utiliza copiatorul timp de unu-doi ani. La sfârșitul acestei perioade, puteți decide să o cumpărați bine. Este foarte dificil să reziliați un contract de rentă o dată semnat, așa că citiți cu atenție condițiile acordului.
   • Contractul de leasing cu valoarea justă de piață (JVM) costă, de obicei, în jur de 100 până la 650 de euro pe lună, în funcție de calitatea copiatorilor. După trecerea perioadei de anuitate, banca stabilește un preț de achiziție pentru copiator pe baza valorii curente de piață.
   • Conceptul de achiziție de 1 USD vă permite să cumpărați copiatorul la 1 dolar SUA la sfârșitul contractului de închiriere. Aceasta este în esență o plată în rate, cu rate lunare mai mari.
   • În cazul în care tocmai ați început afacerea, proprietarul va trebui să semneze o garanție personală. Acest lucru înseamnă că proprietarul va trebui să plătească pentru costurile de închiriere din buzunarul propriu dacă compania se va descoperi în imposibilitatea de a face acest lucru.

5. 
   

   
   Semnați un contract de servicii separat. Pentru a putea economisi bani, asigurați-vă că vă angajați la un contract cuprinzător care include contractul de închiriere și de servicii. În schimb, închiriați o altă companie calificată pentru a stoca și repara copiatorul. Examinați următoarele detalii în contractul de servicii.
   • Evaluează costul serviciului prin copiere. Înmulțiți acest cost cu volumul de copii pe care le produceți lunar pentru a determina costul total lunar.
   • Stabiliți un cost minim lunar. În lunile dificile, puteți ajunge să plătiți această taxă în loc să plătiți pentru serviciul de copiere. Estimați costurile suplimentare în funcție de volumul de exemplare produse în ultimele 12 luni de muncă.
   • În mod ideal, ar trebui să fie stabilit un timp de răspuns de până la 4 ore pentru depanarea urgentă.
   • Dacă biroul dvs. funcționează în afara programului normal de lucru, asigurați-vă că este disponibil ajutor de urgență în aceste ore.