Conţinut

• etape
• Partea 1 Începeți scrisoarea
• Partea 2 Scrieți corpul scrisorii
• Partea a 3-a Termină scrisoarea
• Partea 4 Completarea scrisorii

În acest articol: Începeți scrisoarea Reduceți corpul literei Completați litera Căutați litera14 Referințe

Aveți nevoie să scrieți o scrisoare comercială? În general, aceste tipuri de scrisori urmează o structură bine-cunoscută și ușor de aplicat, care se adaptează la o varietate de conținut. O scrisoare de afaceri trebuie să fie întotdeauna datată. În plus, ar trebui să conțină câteva paragrafe și informații despre expeditor și receptor. Scrieți-vă propriul și efectuați modificările necesare, dacă este necesar, pentru a respecta standardele stabilite de compania dvs.

etape

Partea 1 Începeți scrisoarea

1. 
   

   
   Familiarizați-vă cu aspectul. Indiferent de conținutul scrisorii dvs., trebuie să aplicați anumite reguli de prezentare. Scrisorile comerciale trebuie să fie tastate. Utilizați o caractere obișnuite de tipul „Arial” sau „Times New Roman”. Dacă este posibil, optați pentru paragrafe căptușite, ceea ce echivalează cu începerea fiecărui nou paragraf prin apăsarea tastei de două ori. intrare și nu te îngăduie.
   • Lăsați o marjă de 2,5 cm pe toate cele patru părți.
   • O scrisoare de afaceri digitală trebuie să fie compusă folosind un font comun. Într-un e-mail profesionist, evitați să utilizați cursive sau e în culori altele decât alb-negru.

2. 
   

   
   
   
   Alegeți o hârtie potrivită. Cartea e trebuie să fie tipărită pe o foaie format A4. Dacă locuiești în Statele Unite, folosește hârtie cu dimensiunea literei, care este de 216 mm × 279 mm sau 8,5 "× 11". Unele contracte mari pot fi tipărite pe foi de dimensiuni legale (216 mm × 356 mm).
   • Dacă imprimați o scrisoare pentru a o trimite, luați în considerare utilizarea hârtiei care poartă capul companiei. Acest lucru va oferi scrisorii tale o notă oficială, deoarece cititorul va vedea logo-ul și informațiile de contact ale companiei tale.

3. 
   

   
   Introduceți informațiile despre companie. Introduceți numele și adresa companiei, scriind fiecare articol al adresei pe o linie separată. Dacă lucrați în numele dvs., adăugați numele dvs. fie în locul numelui companiei, fie mai sus.
   • Dacă compania dvs. are un antet gata de utilizare, îl puteți utiliza în loc să introduceți singuri datele.
   • Dacă introduceți adresa dvs., justificați-o fie la stânga, fie la dreapta în partea de sus a paginii, în funcție de preferințele dvs. sau de instrucțiunile companiei.
   • Dacă expediați scrisoarea în străinătate, scrieți numele țării cu majuscule.

4. 
   

   
   
   
   Indicați data. Pentru mai multă rigoare, scrie data completă. De exemplu: „1 aprilie 2012”. Într-o scrisoare prezentată în franceză, locul și data ar trebui să apară în partea dreaptă sus a paginii.
   • Dacă scrierea scrisorii dvs. a durat câteva zile, indicați data la care ați terminat scrisoarea.

5. 
   

   
   Adăugați informațiile destinatarului. Introduceți numele complet al destinatarului, titlul, dacă este cazul, numele și adresa întreprinderii. Aceste informații trebuie să apară în această ordine, cu fiecare element pe o linie separată. Dacă este cazul, includeți un număr de referință. Într-o scrisoare prezentată francezilor, informațiile despre destinatar trebuie să fie listate în dreapta, cu câteva rânduri sub data.
   • Pentru a primi un răspuns direct, este de dorit să adresați scrisoarea unei persoane specifice. Faceți o mică cercetare, dacă ignorați numele destinatarului. Contactați compania pentru a afla numele și titlul persoanei în cauză.

6. 
   

   
   Alegeți un formular de apelare. Această formulă servește pentru a vă exprima respectul față de destinatar. Îți vei alege formula în funcție de faptul că îți cunoști aproapele sau nu. De asemenea, veți avea în vedere gradul de familiaritate sau formalism al relației dvs. Examinați opțiunile din următoarea listă.
   • Folosiți expresia „Cui de drept:” numai dacă nu știți exact cui să vă adresați scrisoarea.
   • Dacă relația dvs. cu destinatarul este superficială, cel mai bine este să folosiți „Domnule” sau „Doamnă”, pentru a evita un ciudat.
   • Puteți indica, de asemenea, titlul destinatarului, de exemplu: „Domnule director”.
   • Dacă cunoașteți foarte bine destinatarul și dacă rapoartele dvs. sunt familiare, puteți utiliza o formulă mai personală, cum ar fi „Draga mea Suzanne”.
   • Dacă aveți o îndoială cu privire la sexul destinatarului, utilizați formula: „Doamnelor, domnilor”.
   • Nu uitați să puneți o virgulă după apelul sau formula de colon (:) după expresia „Pentru cine are dreptate”.

Partea 2 Scrieți corpul scrisorii

1. 
   

   
   Adoptați un ton adecvat. Conform unei afirmații cunoscute, timpul este bani și majoritatea oamenilor de afaceri urăsc să-și piardă timpul. Prin urmare, scrisoarea dvs. trebuie să fie scrisă pe un ton scurt și precis. Facilități citirea mergând direct la punct și începând cu un paragraf concis.De exemplu, puteți începe întotdeauna cu o propoziție de acest fel: „Scriu despre ...”.
   • Evitați tranzițiile cu flori, cuvinte pompoase sau propoziții lungi și șerpuitoare. În schimb, căutați cele mai elementare cât mai rapid și clar posibil.
   • Adoptați un stil convingător. Cel mai probabil, obiectivul tău este să-l convingi pe cititorul tău să facă ceva, să te răzgândești, să îndrepți o problemă, să plătești o factură sau să ia măsuri. Așadar, expune-ți punctul de vedere cu convingere.

2. 
   

   
   Folosiți pronume personale Este perfect corect să folosiți într-o scrisoare comercială pronume personale eu, ne și tu. Când vine vorba de tine, folosește pronumele personal eu. Vei folosi pronumele personal, tu pentru a vorbi despre destinatar.
   • Aveți grijă când scrieți o scrisoare în numele unei organizații. Dacă prezentați punctul de vedere al companiei, trebuie să folosiți pronumele personal ne. Astfel, cititorul va ști că este vorba despre punctul de vedere al companiei. Dacă vă exprimați propria opinie, folosiți eu .

3. 
   

   
   Fii clar și concis. Informează-ți cititorul exact cu privire la subiectul discursului tău, pentru că el îți va răspunde rapid doar dacă scrisoarea ta este limpede ca apa de stâncă. În special, trebuie să indicați fără ambiguitate dacă doriți ca destinatarul să vă ofere ceva sau să acționeze într-o anumită direcție. Explicați-vă poziția cât mai pe scurt posibil.

4. 
   

   
   Folosiți vocea activă. Atunci când descrieți o situație sau când faceți o solicitare, asigurați-vă că utilizați vocea activă și nu cea pasivă. Riscul dvs. de a fi ambiguu sau impersonal, dacă este exprimat cu voce pasivă. În plus, vocea activă este mai simplă și merge direct la punct. Iată două exemple.
   • Mod pasiv: „Ochelarii de soare nu sunt proiectați sau fabricați cu puterea în minte. "
   • Active Way: „Compania dvs. proiectează și produce ochelari de soare fără a acorda atenție rezistenței lor. "

5. 
   

   
   Fii relaxat, dacă este necesar. Scrisorile sunt scrise de oameni către alte persoane. Evitați scrisorile standard pe cât posibil, deoarece nu veți putea construi o relație cu cineva, trimițându-i o scrisoare stereotipică. Cu toate acestea, evitați expresiile colocviale sau de argou, cum ar fi „trebuie spus„ pentru „trebuie admis” sau „bani” pentru „bani”. Păstrați un stil profesionist, dar prietenos și prietenos.
   • Dacă cunoașteți foarte bine destinatarul, este posibil să includeți o formulă amabilă pentru a vă exprima salutul.
   • Folosește bunul simț pentru a determina aspectele personalității tale pe care le vei dezvălui. Uneori, un pic de umor face într-adevăr o relație de afaceri mai ușoară, dar fiți atenți înainte de a spune o anecdotă.

6. 
   

   
   Fii curtenitor. Trebuie să fii, chiar dacă scrii o plângere sau o scrisoare de plângere. Examinați poziția destinatarului și oferiți-i, pe un ton acomodat și afabil, să facă ceea ce puteți în limite rezonabile.
   • De exemplu, o reclamație impolită ar putea fi scrisă astfel: „Cred că ochelarii de soare sunt atât de săraci încât am decis să nu mai cumpăr. Pe de altă parte, o cerere amabilă ar arăta astfel: „Sunt dezamăgit de ochelarii de soare și am decis să mă aprovizionez cu alți furnizori în viitor. "

7. 
   

   
   Folosiți a a doua pagină la antet pentru paginile dvs. suplimentare. Majoritatea scrisorilor de afaceri trebuie să fie suficient de concisă pentru a se potrivi pe o singură pagină. Dar dacă scrisoarea dvs. este mai lungă, cum ar fi un contract sau concluzii legale, este posibil să aveți nevoie de pagini suplimentare. Folosiți a a doua pagină antet, realizat din aceeași hârtie ca prima pagină, dar de obicei cu o adresă prescurtată.
   • Scrieți numărul paginii în a doua pagină și în paginile următoare din partea de sus a paginii. Puteți include, de asemenea, numele destinatarului și data.

8. 
   

   
   Legați totul. În ultimul paragraf, rezumați punctele pe care le-ați abordat în corpul scrisorii și indicați clar planul dvs. de acțiune sau ceea ce așteptați de la destinatar. Sugerați-vă să vă contacteze dacă are întrebări sau nelămuriri de exprimat. Mulțumim destinatarului pentru atenția acordată scrisorii sau întrebării luate în considerare.

Partea a 3-a Termină scrisoarea

1. 
   

   
   Alegeți un formular de curtoazie. În concluzie, la fel ca în formularele de apel, trebuie să se arate respect și formalism. Puteți alege, fără a risca să vă înșelați, o formulă cum ar fi: „vă rog să credeți (domnule), pentru asigurarea considerației mele distincte” sau „Vă rog să exprimați (domnule) expresia sentimentelor mele devotate. În mod similar, dacă este vorba de un e-mail, luați în considerare utilizarea unor fraze precum „cordial”, „respectuos” sau „sincer”, care sunt mai puțin formale, dar acceptabile.

2. 
   

   
   Semnați scrisoarea. Sariți aproximativ patru rânduri înainte de a semna semnătura. Printează-ți scrisoarea înainte de a o semna. Este mai bine să folosiți cerneală albastră sau neagră. Dacă trimiteți scrisoarea dvs. prin e-mail, scanați-vă semnătura și puneți poza în partea corespunzătoare a scrisorii.
   • Dacă semnați scrisoarea în numele altei persoane, scrieți „p. p. : »Înainte de semnătura dvs. Aceasta este prescurtarea expresiei „prin proxy”, care înseamnă „în loc de” sau „în numele”.

3. 
   

   
   Tastați numele și informațiile de contact Sub semnătura dvs., introduceți numele, titlul, numărul de telefon, adresa de e-mail sau alte informații de contact aplicabile. Scrieți fiecare articol pe o linie independentă.

4. 
   

   
   Adăugați inițialele dactilograf. Dacă scrisoarea a fost tastată de altcineva decât de autor, puteți adăuga inițialele respectivei persoane sub suportul de semnătură. Uneori, unele companii cer să includă inițialele autorului scrisorii pentru a găsi mai ușor persoanele care au participat la elaborarea scrisorii.
   • Dacă găsiți doar inițialele dactilografului, scrieți-le cu litere mici, de exemplu: mj.
   • Dacă includeți autorul, utilizați litere majuscule păstrând inițialele dactilografului cu minuscule, de exemplu: RW: mj. Este posibilă separarea celor două inițiale printr-o lamă, de exemplu: MW / mj.

5. 
   

   
   Indicați atașamentele. Dacă aveți părți atașate la scrisoarea dvs., scrieți natura acestor părți, câteva rânduri sub coordonatele dvs., specificând numărul și tipul de piese. De exemplu, scrieți: „Anexele (2): un formular, o broșură”.
   • Puteți, de asemenea, să prescurtați expresia „Fișiere atașate” prin scrierea „P. j”.

6. 
   

   
   Introduceți numele destinatarilor. Dacă trimiteți o copie a scrisorii către o altă persoană, trebuie să o menționați în scrisoare scriind abrevierea „cc” sub linia „Fișe atașate”, urmată de numele și titlul persoanei. Această abreviere înseamnă „copie de curtoazie”. Este, de asemenea, prescurtarea expresiei „copie adevărată”, când literele au fost tastate cu hârtie carbonică.
   • De exemplu, scrieți: „cc: Marie Martin, director de marketing”.
   • Dacă adăugați mai multe nume, aliniați al doilea nume sub primul, dar fără „cc:”

Partea 4 Completarea scrisorii

1. 
   

   
   Corectează scrisoarea. Aspectul este un element cheie pentru a reflecta profesionalismul dumneavoastră. Dar, trebuie să îți corectezi greșelile pentru a dovedi destinatarului că ești capabil și responsabil. Executați verificarea ortografică a software-ului dvs. de procesare electronică, dar citiți cu atenție și scrisoarea dvs. înainte de a o trimite.
   • Verificați dacă scrisoarea este clară și concisă. Există paragrafe care conțin mai mult de trei sau patru propoziții? Dacă acesta este cazul, încercați să eliminați propoziții inutile.
   • Dacă scrisoarea este extrem de importantă, luați în considerare cererea unuia dintre prieteni sau colegi să o citească pentru dvs. Uneori, o privire proaspătă poate observa greșeli sau erori pe care poate nu le observați.

2. 
   

   
   Nu vă zgâriați scrisoarea. Dacă aveți mai multe pagini, nu le captați. Dacă doriți să vă păstrați paginile în ordine, le puteți atașa cu o clemă din stânga sus.

3. 
   

   
   Postează scrisoarea. Dacă expediați scrisoarea prin poștă, utilizați un plic de mărime comercială. Dacă este posibil, luați un plic care poartă sigla companiei. Înregistrați corect adresa expeditorului și a destinatarului. Îndoiți scrisoarea în jumătate, astfel încât destinatarul să deschidă mai întâi clapeta de sus și apoi clapa de jos. Asigurați-vă că obțineți suficient din scrisoarea dvs. înainte de a o trimite.
   • Dacă considerați că scrisul dvs. este dezordonat și nu reflectă competența profesională, introduceți adresele folosind software-ul dvs. de procesare prin e-mail și imprimați-le pe plic cu imprimanta.
   • Dacă scrisoarea este extrem de importantă sau urgentă, luați în considerare livrarea ei de către un serviciu.
   • Dacă doriți să-l trimiteți prin e-mail, convertiți-l în format „HTML” sau PDF pentru a păstra formatarea. Cu toate acestea, cel mai bine este să trimiteți scrisoarea tipărită pe hârtie.