Conţinut

• Pași
• sfaturi
• Avertizări

Un comunicat de presă (sau comunicat de presă) este o declarație scrisă către mass-media. Poate anunța o mare varietate de știri, inclusiv evenimente programate, promoții personale, premii, produse și servicii noi, rapoarte de vânzări etc. Poate fi, de asemenea, utilizat pentru a genera o poveste interesantă. Reporterii și profesioniștii genului sunt mai dispuși să ia în considerare ideea poveștii dacă primesc, în mod direct, un comunicat de presă. Este un instrument fundamental al activității de publicitate, care poate fi folosit de oricine dorește să-l folosească. Vă vom arăta cum să o faceți.

Pași

Metoda 1 din 2: A face să apară

1. 

   Scrie un titlu autentic. Ar trebui să fie scurt, clar și direct: o versiune ultra-compactă a punctului principal al comunicatului de presă. Mulți profesioniști în PR (comunicat de presă) recomandă scrierea titlului la final, după restul redactării documentului. Și urmați acea instrucțiune, continuați și reveniți pentru a scrie titlul imediat ce restul este terminat. Titlul este cunoscut a fi elementul atractiv și este foarte important pentru întregul comunicat de presă.
   • WikiHow este recunoscut ca fiind cea mai fiabilă sursă de informații. Vezi cum funcționează? Acum vrei să afli mai multe! Comunicatele de presă care au un „apel” pentru a atrage atenția jurnaliștilor - același lucru este valabil și pentru jurnalism, unde titlul servește pentru a atrage cititorii. Poate descrie cele mai recente realizări ale unei organizații, un eveniment de știri recent, un nou produs sau serviciu ...
   • Titluri scrise cu aldine! Un titlu îndrăzneț folosește de obicei un font mai mare decât textul original. Titlurile convenționale ale comunicatelor de presă folosesc indicativul prezent și exclud articolele (definite sau nedefinite) și chiar anumite formale verbale.
   • Prima literă este cu majuscule. La fel ca toate substantivele. Majoritatea cuvintelor din titlu apar cu litere mici, chiar dacă folosesc un font stilizat pentru a crea un aspect mai atractiv. Nu puneți TOATE cuvintele în majuscule.
   • Extrageți cuvinte cheie importante. Cea mai simplă metodă pentru crearea titlului comunicatului de presă este extragerea celor mai importante cuvinte cheie din document. Cu aceste cuvinte cheie, încercați să produceți o afirmație logică și convingătoare. Dacă includeți o propoziție sumară după titlu, se aplică aceleași reguli. Folosirea timpurie a cuvintelor cheie vă va oferi o vizibilitate mai bună în motoarele de căutare și va simplifica munca pe care jurnaliștii și cititorii vor trebui să o înțeleagă în spatele conținutului comunicatului de presă. Observați acțiunile din acest prim pas și observați cum ar putea fi toate titlul unui comunicat de presă.

2. 

   
   
   Scrieți copia dezvoltării. Comunicatul de presă ar trebui să fie scris așa cum ar trebui să apară într-un ziar. Și amintiți-vă acest lucru: majoritatea jurnaliștilor sunt prea ocupați și nu au timp să cerceteze marea reclamă a companiei lor. Ceea ce scrieți în comunicatul de presă va fi ceea ce vor folosi jurnaliștii atunci când comunică marele eveniment. Indiferent de ceea ce vrei să spună, aici te concentrezi.
   • Începeți cu data și orașul din care provine comunicatul de presă. Orașul poate fi omis dacă provoacă confuzie - de exemplu, dacă lansarea este scrisă în Florianópolis și se ocupă de evenimente care vor avea loc în divizia São Paulo.
   • Prima teză ar trebui să atragă cititorul și să spună concis ce se întâmplă. De exemplu, dacă titlul este „Carpren Editora lansează un nou roman din Al Doilea Război Mondial”, prima teză ar putea părea: „Carpren Editora, Ltd., a lansat astăzi prima sa lucrare despre Al Doilea Război Mondial, de către renumitul autor Arcy Kay”. Aceasta extinde titlul suficient pentru a adăuga câteva detalii și face ca cititorul să adâncească în poveste. Următoarele propoziții ar trebui să extindă conținutul primei.
   • Paragraful de dezvoltare al comunicatului de presă trebuie să fie compact. Evitați să folosiți propoziții și paragrafe foarte lungi. Evitați repetarea și utilizarea excesivă a jargonului și a limbajului foarte cult. Căutați simplitate și nu pierdeți cuvintele.
   • Primul paragraf (două-trei propoziții) ar trebui să rezume întregul comunicat de presă, iar conținutul suplimentar trebuie elaborat. Într-o lume cu ritm rapid, nici jurnaliștii, nici cititorii nu ar dori să citească întregul comunicat de presă dacă începutul acestuia nu ar genera interes.
   • Luați în considerare fapte - evenimente, produse, servicii, oameni, ținte, obiective, planuri, proiecte. Încercați să profitați la maximum de faptele dificile. Aceasta este o veste. O metodă simplă de a scrie un comunicat de presă eficient este de a crea o listă cu următoarele clarificări: Cine, ce, când, unde, de ce și cum.

3. 

   
   
   Comunicați clar cele cinci întrebări: OMS? Ce / care? Când? Unde? Pentru că? Cum? Cele cinci întrebări ar trebui să indice cititorului tot ce trebuie să știe. Luați în considerare lista de sarcini de mai jos în context folosind exemplul de mai sus pentru a genera comunicatul nostru de presă:
   • Despre cine este vorba? Carpren Editora.
   • Ce noutăți mai sunt? Carpren Editora lansează o carte.
   • Când se va întâmpla asta? Mâine.
   • Unde se va întâmpla asta? Pe toate piețele importante, mâine.
   • De ce este această veste? De ce a fost scrisă cartea de către renumitul autor, Arcy Kay.
   • Cum se va întâmpla asta? Evenimentul principal este lansarea în São Paulo, urmată de un tur în toate zonele metropolitane ale orașului.
     • Cu elementele de bază definite, completați spațiile rămase cu informații despre oameni, produse, articole, date și alte lucruri legate de știri.
     • Dacă compania dvs. nu este subiectul principal al știrilor, dar este sursa comunicatului de presă, clarificați acest lucru în curs de dezvoltare.
   • Ține-l scurt și fii direct. Dacă trimiteți o copie, textul trebuie să fie la două spații.
   • Cu cât comunicatul de presă este mai vizibil, cu atât sunt mai mari șansele ca acesta să fie selectat de un jurnalist interesat să îl publice. Aflați ce înseamnă „știri” pentru o anumită piață și folosiți aceste cunoștințe pentru a atrage editorul sau reporterul.

4. 

   
   
   Creați un comunicat de presă curat, agil și aplicabil pentru publicul dvs. Persoana care primește comunicatul de presă va avea probabil o duzină de documente similare care așteaptă să fie ignorată. Dacă vrei ca al tău să fie ales, trebuie să fie bun. Nu trebuie doar să fie bun, ci trebuie să fie foarte aproape de a fi „publicabil”.
   • Când un editor se uită la munca ta, se va gândi, în prima secundă, cât va dura imprimarea. Dacă munca dvs. este plină de erori, fără conținut sau trebuie reînviată, jurnaliștii nu vor pierde timpul. Deci, asigurați-vă că aveți o gramatică bună, toate elementele de bază și un subiect bun de tratat.
   • De ce ar trebui să le pese acestor oameni ce ai de spus? Dacă trimiteți acest lucru către publicul potrivit, va fi evident. Altfel, de ce pierzi timpul? Dă știrile oamenilor potriviți (știri, nu publicitate) și vei fi pe drumul cel bun.
     • Oamenilor le va păsa mai mult dacă trimiteți documentul dimineața. Acest lucru le oferă timp să își revizuiască lansarea în timp ce lucrează. Fii frumos.

5. 

   Puneți totul împreună. Furnizați linkuri către informații suplimentare pentru a susține comunicatul de presă. Compania pe care o vindeți oferă informații suplimentare online care ar putea interesa cititorii? Super - adaugă-le.
   • Dacă sunteți nervos în legătură cu ceea ce aveți, faceți o mică cercetare a ceea ce a fost deja lansat. Probabil că cineva a scris deja ceva despre un eveniment similar celui pe care îl acoperiți.

Metoda 2 din 2: Stăpânirea formatului

1. 

   Înțelegeți structura de bază. Bine, acum că ai masa, cum o pui pe hârtie? Ei bine, pentru început, tăiați extensia. Comunicatul de presă trebuie să aibă cel mult o pagină de extensie. Nimeni nu va pierde timpul cu 5 paragrafe dacă nu acoperiți altceva decât al Doilea Război Mondial. Veți avea nevoie de acest lucru (unele dintre elemente au fost deja comentate):
   • PENTRU ELIBERARE IMEDIATĂ ar trebui să apară în partea de sus a paginii, pe marginea din stânga.
     • Dacă lansarea este embargonată, puneți „EMBARGADO PÂNĂ ...” cu data la care va fi publicată povestea. O versiune fără dată de publicare va trebui să fie lansată imediat.
   • Titlul, de obicei cu caractere aldine, ar trebui să fie centrat sub acesta.
     • Dacă doriți, puneți un sub-titlu în cursiv (făcând pe scurt titlul).
   • Primul paragraf: Cele mai importante informații. Poate arăta ca o știre, deoarece începe cu o dată sau un loc de unde provin informațiile.
   • Al doilea (și probabil al treilea) paragraf (e) : informații secundare. Ar trebui să includă citate și fapte.
   • Informații standard: mai multe despre ta companie. Cine ești tu cu adevărat? Care este CV-ul tău? Care este telul tau?
   • Informatii de contact: mai multe despre scriitor (probabil tu!). Dacă documentul atrage interesul cuiva, acesta va căuta să afle mai multe despre tine!
   • Multimedia: în era actuală, este întotdeauna de lucru de făcut prin Twitter.

2. 

   Scrieți informațiile standard sub dezvoltarea lansării. Aceasta înseamnă că este timpul să includeți informații despre compania dvs. Când un jurnalist vă ia comunicatul de presă, el sau ea ar trebui, desigur, să menționeze compania dvs. în știri. Jurnaliștii pot obține informații despre companie în această secțiune.
   • Titlul acestei secțiuni ar trebui să fie „Despre (Compania XYZ)”.
   • După titlu, folosiți un paragraf sau două pentru a descrie compania dvs. Fiecare paragraf trebuie să aibă între 5 sau 6 rânduri. Textul trebuie să descrie compania, afacerea pe care o desfășoară și politica sa. Multe companii au deja broșuri scrise profesional, prezentări, planuri de afaceri etc. Acest text introductiv poate fi plasat aici.
   • La sfârșitul acestei secțiuni, indicați site-ul dvs. web. Linkul trebuie să fie exact și complet, fără încorporare, astfel încât linkul să fie tipărit așa cum este. De exemplu: http://www.example.com și nu Faceți clic aici pentru a vizita site-ul web.
   • Companiile care mențin o pagină media separată pe site-urile lor web ar trebui să indice această adresă URL aici. Pagina media conține de obicei informații de contact și truse de presă.

3. 

   Adăugați informațiile dvs. de contact. Dacă comunicatul de presă este într-adevăr o știre, jurnaliștii ar dori probabil mai multe informații sau interviuri cu persoanele asociate comunicatului de presă. Dacă sunteți confortabil cu ideea, informațiile de contact pot fi furnizate pe pagina comunicatului de presă. De exemplu, în cazul unei inovații, puteți furniza mass-media informații de contact pentru echipa dvs. de cercetare / inginerie.
   • Dacă nu, trebuie să furnizați detalii în departamentul dvs. media în secțiunea „Contacte”. Dacă nu aveți o echipă dedicată acestui rol, va trebui să desemnați pe cineva care să acționeze ca o legătură între mass-media și oameni.
   • Datele de contact trebuie să fie limitate și specifice numai comunicatului de presă actual. Datele de contact trebuie să includă:
     • Numele oficial al companiei
     • Numele oficial al departamentului media și personalul care trebuie contactat
     • Adresa biroului
     • Număr de fax și telefon, cu codurile orașului evidențiate
     • Număr de telefon mobil (opțional)
     • Timpii de disponibilitate
     • Adrese de email
     • Adrese de site-uri web

4. 

   Dacă este posibil, includeți un link către o copie online a aceleiași versiuni. Este o bună practică să păstrați un jurnal al tuturor comunicatelor dvs. de presă pe un site web. Acest lucru poate facilita producerea de legături, pe lângă menținerea unei înregistrări în scopuri istorice.

5. 

   Semnați sfârșitul comunicatului de presă cu trei simboluri hashtag ###. Centrați-le direct sub ultima propoziție a documentului. Acesta este un model jurnalistic. Se pare că tu tweetează, dar nu este adevărat. Așa se face.

sfaturi

• Includeți „unde să găsiți” în versiunea dvs. Aceste informații se bazează pe ceea ce doriți să facă publicul cu informațiile pe care le oferiți. De exemplu, doriți ca cititorii să cumpere produsul dvs.? Dacă da, includeți informații despre locul în care produsul este disponibil. Doriți ca cititorii să vă viziteze site-ul web pentru a participa la un concurs sau să afle mai multe despre compania dvs.? Apoi, includeți adresa site-ului web sau un număr de telefon.
• Puneți numele companiei dvs. în titlu, sub-titlu și primul paragraf al textului pentru a oferi mai multă vizibilitate în instrumentele de căutare și pentru jurnaliști și cititori. Dacă trimiteți o copie gata, vă rugăm să includeți antetul companiei.
• Căutați pe internet comunicate de presă recente pentru a le înțelege tonul, limba și structura.
• Personalizați fiecare comunicat de presă cu numele tipului de media și al reporterului care acoperă zona legată de subiectul dvs. Aceste informații pot fi găsite pe site-ul media. Trimiterea aceluiași comunicat de presă către mai multe canale media diferite arată că luați „comenzi rapide” în loc să vă concentrați pe o anumită piață.
• Trimiteți versiunea prin e-mail și utilizați formatarea simplă. Un comunicat de presă prea lung sau prea colorat nu ajută la atragerea atenției cititorilor; sunt distrasi de aceasta. Trimiteți comunicatul de presă în corpul e-mailului, nu ca atașament. Dacă trebuie să trimiteți un atașament, faceți-l în format txt. Documentele Word sunt acceptabile pe majoritatea computerelor, dar dacă utilizați cea mai recentă versiune (.docx), salvați-o într-o versiune anterioară (.doc). Ziarele, în special, au bugete limitate și nu au cele mai recente versiuni. Utilizați formatul PDF numai dacă trimiteți un kit de presă cu multe elemente grafice. Nu trimiteți un fișier scris de mână și scanat - va fi o pierdere de timp. Introduceți mesajul direct în corpul e-mailului.
• Un apel ulterior vă poate ajuta să transformați comunicatul de presă în știri complete.
• Evitați să folosiți jargon sau termeni tehnici specifici. Dacă precizia necesită utilizarea unui termen specific industriei, definiți-l.
• Momentul comunicatului de presă este foarte important. Trebuie să fie relevant și recent și nu prea vechi sau îndepărtat.
• Folosiți titlul ca subiect al e-mailului. Dacă ați scris un titlu atrăgător, acesta vă va ajuta să scoateți în evidență mesajul în căsuța de e-mail a editorului.
• Nu pierdeți timpul scriind titlul până când versiunea nu este gata. Editorii de ziare vor scrie titlul real, dar este important să creați unul atractiv pentru lansare. Titlul poate fi singura ta șansă. Păstrați-l concis și concret. Veți pierde timpul scriind-o înainte de a termina lansarea. Încă nu știi exact ce va spune propria persoană sau intervievat. După ce ați terminat schița, puteți revizui sau nu textul principal. Numai după finalizarea proiectului, produceți titlul.

Avertizări

• Includeți întotdeauna un citat - de preferință de la liderul implicat în subiectul comunicatului de presă. Textul trebuie să aibă un citat curent și trebuie să fie adevărat. În orice caz, este esențial să verificați dacă persoana care va fi citată este de acord cu citarea. Citatul permite unui jurnalist ocupat să poată pregăti un articol complet fără a fi nevoie să intervieveze persoana respectivă.
• Amintiți-vă întotdeauna că mulți editori sunt copleșiți și echipele sunt reduse. Dacă le puteți face viața mai ușoară, este mai probabil să publicați comunicatul. Comunicatul de presă va fi publicat cu ediții minime dacă este scris în vederea publicării în sine. Dar dacă umpleți textul cu fraze publicitare și nu utilizați un limbaj jurnalistic etc., editorul vă va disprețui cu siguranță textul și îl va șterge. Toată lumea spune că sunt lideri. Nu pierde timpul editorului. Locul pentru a pune descrierea companiei este în secțiunea „despre compania XX”. Nu uitați să furnizați informații exacte și factuale.
• Articolele trebuie să fie pozitive și animate pe cât posibil. Evitați fraze precum „după demisia președintelui anterior al companiei” sau „după o perioadă de inactivitate”. Jurnalistul poate decide să investigheze aceste probleme în loc să scrie despre subiectul comunicatului de presă. Chiar dacă circumstanțele sunt complet inofensive, cum ar fi părăsirea președintelui din motive de sănătate, rezultatul ar putea să nu fie așa cum era de așteptat.
• Nu asigurați contactul cu alte persoane fără acordul acestora. În plus, persoana trebuie să fie disponibilă la toate orele de lucru pentru câteva zile după divulgare.
• Când trimiteți un comunicat de presă, nu introduceți termenul „comunicat de presă” în subiectul e-mailului. Te vei amesteca doar cu mulțimea. Încercați să atrageți atenția editorului făcând un subiect atractiv, de exemplu, „Brand Co. câștigă 30 de miliarde de dolari în contracte guvernamentale”.