Conţinut

• Pași
• sfaturi
• Avertizări

Tocmai ați fost ales sau numit în funcția de secretar al comitetului din care faceți parte. Felicitări! Știi să înregistrezi, să pregătești și să prezinți procesele verbale? Nu contează dacă urmați biblia legislativă Regulile actualizate ale comenzii Robert sau scrierea proceselor verbale în condiții mai puțin formale, iată metodele importante de urmat.

Pași

Partea 1 din 4: Pregătirea prealabilă

1. 

   Cunoașteți regulile întâlnirii organizației dvs. Dacă se așteaptă ca secretarul să facă procese verbale oficiale, întrebați dacă grupul respectă Regulile de ordine ale lui Robert sau vreun alt ghid oficial. În setări mai informale, întrebați ce ar trebui să fie inclus în procesul-verbal sau cum vor fi utilizate.
   • Nu este nevoie să vă familiarizați cu regulile complete actualizate ale comenzii, dar obținerea unei copii sau împrumutarea uneia poate fi utilă pentru a răspunde la întrebări specifice.
   • Cunoaște-ți și rolul. Unele secretare de minute nu participă la ședință, în timp ce altele iau minute și contribuie la discuție. Indiferent de caz, secretarul nu ar trebui să fie cineva cu un alt rol important, cum ar fi facilitatorul sau președintele.

2. 

   
   
   Pregătiți mai întâi un model. Procesele-verbale ale fiecărei întâlniri repetă unele informații, astfel încât un șablon va crea un format consistent pentru o referință ușoară. Includeți cel puțin spațiu pentru următoarele informații:
   • Numele organizației.
   • Tipul de reuniune: este o întâlnire regulată, săptămânală sau anuală, o reuniune minoră a comitetului sau o reuniune cu scop special?
   • Data, ora și locul. Lăsați spațiu pentru orele de început și sfârșit (planificate și amânate).
   • Numele președintelui sau conducătorului ședinței și al secretarului (sau supleanților).
   • Lista „cadourilor” și „absentelor”. Rețineți dacă este prezent un cvorum (suficienți oameni pentru a vota).
   • Un spațiu pentru semnătura ta. În calitate de persoană responsabilă de procesele verbale, vă veți semna întotdeauna munca și poate fi necesară o semnătură suplimentară după aprobarea procesului verbal, în funcție de politica organizației dvs.
   • O agendă, dacă este furnizată una. Dacă președintele sau facilitatorul ședinței nu v-a cerut să redactați o agendă, acesta ar trebui să aibă una disponibilă, care vă va ajuta să vă organizați notele despre întâlnire.

3. 

   
   
   Ia cu tine un caiet sau caiet. Alege ceva cu care te simți confortabil. Dacă aveți de gând să scrieți minute frecvent, puneți deoparte un notebook în acest scop sau creați un folder pe computer.
   • Dacă ați luat minute la o ședință anterioară și acestea nu au fost încă trimise spre aprobare, luați-le și cu voi.
   • Deși un reportofon vă poate ajuta să transcrieți minutele mai târziu, acesta nu înlocuiește luarea notelor. Dacă urmează să înregistrați întâlnirea, vedeți dacă toți cei prezenți sunt de acord și nu vă lăsați tentați să o transcrieți cuvânt cu cuvânt.
   • Învățarea stenogramă va accelera procesul de luare a notelor, dar nu este necesar să puteți scrie fiecare cuvânt pentru a produce minute. De fapt, ar trebui să evitați acest lucru.
   • Dacă vi se cere să luați notițe în mod public în timpul ședinței, utilizați un proiector sau un șevalet de prezentare și luați notele acasă după aceea, fără a le estompa, astfel încât să le puteți folosi pentru a introduce minutele.

Partea 2 din 4: Luarea de note despre întâlnire

1. 

   
   
   Distribuiți o listă de prezență. Odată ce toată lumea este prezentă, distribuiți o bucată de hârtie (sau mai multe, pentru întâlniri mai mari) cu spațiu pentru ca fiecare persoană să își scrie numele și informațiile de contact. Puteți utiliza această listă după întâlnire pentru a completa secțiunea cadouri a modelului dvs. sau pentru a atașa lista respectivă la procesul-verbal complet.
   • Dacă nu îi cunoașteți pe mulți dintre cei prezenți, schițați un tabel cu locuri și completați-l în timp ce cereți fiecăruia să se prezinte. Păstrați-l la îndemână atunci când faceți o notă, astfel încât să puteți apela oamenii după nume, după caz, așa cum se va discuta mai jos.

2. 

   Completați cât mai mult din șablonul dvs. posibil. În timp ce așteptați să înceapă întâlnirea, scrieți numele organizației, data și locul întâlnirii și tipul (de exemplu, săptămânal, ședință specială a comitetului etc.). Când începe, înregistrați ora de începere.
   • Dacă nu aveți un șablon, înregistrați aceste informații în partea de sus a notelor.
   • Dacă ședința a fost convocată într-un scop special sau la un moment special, salvați nota care a fost trimisă pentru a notifica membrii și atașați-o la procesul-verbal după transcriere.

3. 

   Notați rezultatul primei mișcări. Majoritatea ședințelor oficiale vor începe cu o propunere de adoptare a unei agende, așa că acest pas va folosi această procedură ca exemplu. Dacă întâlnirea începe cu o altă mișcare, scrieți toate informațiile relevante:
   • Mișcarea este de obicei explicată începând cu „Propun”. De obicei „propun adoptarea acestei agende”.
   • Numele proponentului (persoana care a propus moțiunea).
   • Rezultatul votului. Dacă este pozitiv, scrieți „mișcare acceptată”. În caz contrar, scrieți „moțiune respinsă”.
   • Puteți solicita trimiterea în scris a unor mișcări mai lungi dacă nu le puteți scrie corect. Dacă această problemă este frecventă, întrebați între ședințe dacă această politică poate fi oficializată pentru moțiuni cu mai mult de un anumit număr de cuvinte.
   • Dacă ați redactat ordinea de zi, puteți fi susținătorul acțiunii și secretarul procesului-verbal. Nu există nicio problemă în înregistrarea propriilor acțiuni, atâta timp cât rămâneți obiectiv.

4. 

   Notați orice alte mișcări care apar în timpul ședinței. Ascultați cu atenție toate discuțiile, cu toate acestea, cu excepția cazului în care este indicat altfel, nu le înregistrați. Când se face o nouă mișcare, scrieți informațiile relevante.
   • Amintiți-vă că fiecare moțiune trebuie să includă cuvintele sale exacte, numele proponentului și rezultatul votului.
   • Unele moțiuni trebuie susținute înainte de a trece la vot. Dacă cineva spune „susțin moțiunea” sau ceva similar, scrieți numele persoanei respective ca susținător.
   • Dacă nu cunoașteți numele susținătorului sau nu doriți ca moțiunea să fie repetată, întrerupeți ședința politicos pentru a întreba. Notarea corectă a informațiilor este suficient de importantă pentru a garanta o mică întrerupere.
   • Dacă o moțiune primește o modificare, schimbați doar cuvintele mișcării din notele dvs. Nu este necesar să rețineți că a avut loc o modificare, cu excepția cazului în care este controversată și provoacă multe discuții.

5. 

   Ascultați rapoartele și obțineți copii ale acestora. Ori de câte ori se citește cu voce tare un raport, o știre sau altele asemenea, notați numele documentului și cine îl citește sau subcomitetul care l-a redactat. Dacă o mișcare urmează citirii, înregistrați-o așa cum ați face-o oricare alta.
   • Este mai practic să obțineți o copie la sfârșitul ședinței. Faceți o notă pentru a cere cititorului sau șefului ședinței o copie ulterioară și atașați copia la procesul verbal transcris.
   • Dacă nu sunt disponibile copii, rețineți unde este păstrat documentul original. Poate fi necesar să solicitați aceste informații după întâlnire.
   • Dacă un membru face un raport oral în loc să citească un document, scrieți un rezumat scurt și obiectiv al raportului fără a intra în detaliu sau a cita cititorul la propriu.

6. 

   Înregistrați acțiunile întreprinse sau marcate. Aceasta include verificarea sarcinilor atribuite la ultima întâlnire și acțiuni noi. A rămas cineva să scrie o scrisoare? Notează numele persoanei și instrucțiunile.
   • În funcție de formalitatea întâlnirii, multe dintre aceste acțiuni pot intra sub clasificarea „mișcărilor”. În întâlnirile mai puțin formale, poate fi necesar să vă țineți urechile deschise și pentru decizii mai puțin organizate.
   • Menționați pe scurt raționamentul din spatele unei decizii, dacă este dată.

7. 

   Înregistrați toate punctele de ordine și deciziile. Ori de câte ori se formulează o obiecție la o procedură, scrieți obiecția completă și baza acesteia, precum și întreaga decizie luată de președinte.
   • Includeți orice referințe la Regulile de ordine ale lui Robert, politicile organizaționale sau protocolul companiei.

8. 

   Notați rezumate ale discuțiilor numai dacă vi se solicită. Oficial, procesul-verbal consemnează ce a fost Terminat, nu ceea ce a fost spusCu toate acestea, îndepliniți orice solicitări specifice pe care vi le face organizația.
   • Când înregistrați discuții, fiți cât mai obiectiv posibil. Includeți puncte specifice, nu opinii și reduceți la minimum utilizarea adjectivelor și adverbelor. Scopul tău este să scrii într-un mod sec, faptic și plictisitor!
   • Nu dați nume oamenilor în timpul rezumatului discuției. Este deosebit de important să nu faceți acest lucru în discuții aprinse care vă pot ofensa.

9. 

   Legați capetele la sfârșitul întâlnirii. Notați ora la care s-a încheiat și nu uitați să obțineți copii ale rapoartelor sau reamintiți cuiva să vi le trimită.
   • Aruncați o privire la notele dvs. pentru a vedea dacă lipsește ceva sau necesită clarificări. Dacă trebuie să întrebi pe cineva ceva, fă-o înainte ca persoana să plece.

Partea 3 din 4: Transcrierea procesului verbal

1. 

   Începeți acest proces cât mai curând posibil. Cel mai bine este să transcrieți procesul-verbal oficial imediat după întâlnire, când evenimentele vor fi în continuare proaspete în mintea voastră.

2. 

   Folosiți un computer pentru a introduce note pentru întâlnire. Este posibil să fi făcut deja acest lucru dacă ați folosit un notebook. Salvați-vă notele și începeți un nou document pentru minute, astfel încât să puteți compara cele două lucruri unul lângă altul.

3. 

   Formatați-vă notele în paragrafe organizate. Fiecare nouă moțiune, decizie sau punct de ordine trebuie să fie în propriul paragraf. Când le formatați, asigurați-vă că:
   • Ați folosit ortografia și gramatica corectă. Folosiți un verificator ortografic dacă aveți nevoie.
   • El a folosit același timp în tot textul. Folosiți timpul trecut perfect sau prezentul, dar nu le alternați în același document.
   • A fost cât se poate de obiectiv. Opinia dvs. nu ar trebui să apară în procesul-verbal, deoarece căutați să creați o înregistrare obiectivă pe care toată lumea o poate folosi.
   • A folosit un limbaj simplu și precis. Orice limbaj vag trebuie înlocuit cu cuvinte precise, iar descrierile înfrumusețate trebuie eliminate.
   • A inclus doar acțiunile întreprinse, nu discuțiile. Dacă nu vi se cere să scrieți discuțiile, concentrați-vă asupra a ceea ce a fost Terminat, nu ceea ce a fost spus.
   • A numerotat paginile pentru o referință ușoară.

4. 

   Distribuiți o schiță de proces verbal membrilor. Trimiteți o copie fiecăruia folosind informațiile de contact din fișa de prezență. Dacă nu aveți aceste informații, șeful ședinței ar trebui să vă poată contacta.

5. 

   Obțineți aprobarea procesului verbal. Vi se poate cere să îl citiți cu voce tare la următoarea întâlnire și să îl trimiteți spre aprobare. Dacă mișcarea este trecută, scrieți-o.
   • Dacă minutele sunt corectate înainte de a fi acceptate, faceți modificări la document și indicați la final că minutele au fost corectate fără a descrie corecțiile specifice.
   • Dacă se face o propunere pentru corectarea proceselor-verbale după ce au fost aprobate, includeți cuvintele exacte ale respectivei propuneri în procesul-verbal relevant și dacă a fost aprobată sau nu.

Partea 4 din 4: Utilizarea unui șablon de proces-verbal al ședinței

1. 

   Accesați un site de șabloane de întâlnire. Aceste șabloane pre-realizate vor economisi timp pentru organizarea minutelor și vor ajuta la prevenirea erorilor.

2. 

   Petreceți timp uitându-vă la fiecare site. Utilizați funcțiile lor de căutare și parcurgeți opțiunile pentru a găsi cea mai bună pentru dvs.
   • Dacă aveți nevoie de un model specific, cum ar fi general sau standard, căutați pe site-urile web pentru nevoile dvs. specifice și descărcați modelele făcând clic pe butoanele corespunzătoare. Salvați-le într-o locație ușor de găsit, astfel încât să nu le pierdeți.

3. 

   Deschideți fișierul. După descărcare, dezarhivați-l și deschideți-l în Microsoft Word sau Excel. Pentru a îmbunătăți calitatea și ușurința de utilizare, utilizați cea mai recentă versiune de Microsoft Word, deoarece actualizarea acestuia va face lucrurile mai ușoare și vă va permite să profitați de noile caracteristici.

4. 

   Adăugați sigla companiei și drepturile de autor în antet. Ștergeți logo-ul eșantion, dar nu fără a citi mai întâi condițiile de utilizare de la care ați obținut modelul. La urma urmei, nu este nevoie de probleme legale, nu?

5. 

   Schimbați titlul. În zona titlului, evidențiați cuvintele „Întâlnire / Grup” și scrieți titlul procesului verbal.

6. 

   Schimbați tema (opțional). Pentru a face modelul minutelor dvs. mai frumos și mai profesionist, luați în considerare schimbarea culorilor sau alegerea unei teme gata făcute. Este ușor: găsiți fila „Aspect pagină” și urmați-o până la secțiunea „Culori și teme”. Acolo, puteți personaliza aspectul modelului dvs. și chiar îl puteți face să corespundă culorilor logo-ului companiei dvs.

7. 

   Denumiți secțiunile șablonului. Ar trebui să existe mai multe nume de câmp în întregul model. Este posibil să aveți nevoie de mai mult sau mai puțin sau încă nu vă place cum sunt denumite secțiunile. Personalizați-le pentru a satisface nevoile dvs. de întâlnire.

8. 

   Salvați șablonul în blocnotes, astfel încât să îl puteți duce la întâlniri și să începeți să faceți minute. Dacă continuați să utilizați Microsoft Office, lucrurile vor fi rapide și ușoare și puteți urmări întâlnirea chiar mai organizat și mai precis decât înainte. Alternativ, puteți imprima șablonul pentru al scrie manual, dar păstrați înălțimile câmpurilor, astfel încât să puteți pune cât mai multe informații de care aveți nevoie.

9. 

   Examinați-vă modelul. Felicitări! Șablonul procesului verbal de întâlnire este complet. Se așteaptă ca productivitatea și precizia dvs. în timpul întâlnirilor să crească exponențial, acum că aveți un model care să vă ghideze și să vă organizeze gândurile. Ca și în cazul oricărui proiect, examinați detaliile pentru a vedea dacă lipsește ceva sau este confuz. Odată ce sunteți sigur că totul este în ordine, veți fi terminat modelul și veți fi gata pentru următoarele întâlniri.

sfaturi

• Introduceți procesul-verbal imediat după încheierea ședințelor, deoarece cel mai bine este să le păstrați în timp ce evenimentele sunt încă în minte. De asemenea, este important ca participanții să obțină o copie a acțiunilor pe care trebuie să le întreprindă cât mai curând posibil după încheierea întâlnirii.
• Așezați-vă cât de aproape puteți de liderul ședinței, astfel încât să puteți auzi totul și să cereți clarificări fără a fi nevoie să ridicați vocea.
• Păstrați minutele înregistrate într-un loc sigur.
• Cereți oamenilor să își noteze moțiunile, astfel încât să nu fie nevoiți să le înregistreze pe loc.
• Nu vă fie teamă să întrerupeți și să solicitați clarificări în orice moment.
• Minutele sunt foarte importante: sunt păstrate și pot fi folosite ani mai târziu. Dacă problema este legală, de exemplu, reputația cuiva poate depinde de minute.
• Citiți câteva părți din Regulile actualizate ale comenzii Robert, în special secțiunea care vorbește despre a fi secretar.
• Notează lucrurile pe măsură ce se întâmplă. Dacă același subiect apare de două ori, nu-l grupați.

Avertizări

• Nu pune prea multe detalii în procesele verbale. Chiar dacă vi se cere să înregistrați discuțiile, păstrați-le cât mai scurte și obiective posibil. Limitați-vă să raportați doar principalele puncte care apar, altfel veți fi copleșiți și veți completa documentele cu detalii inutile.
• Interpretările și sentimentele personale ale persoanei responsabile pentru procesele verbale nu ar trebui să intre în evidență.
• Dacă o parte a ședinței este confidențială, Nu a raporta. În schimb, scrieți că „comisia a raportat că discuția a fost confidențială. Prin urmare, nu a fost înregistrată”.
• Dacă vi se cere să înregistrați o discuție confidențială, cum ar fi o întâlnire între un avocat și clientul dvs., faceți acest lucru într-un minut separat și păstrați-l departe de procesele-verbale ale adunării generale. Marcați-l ca confidențial și clarificați cine va avea acces la el.