Conţinut

• etape
• Partea 1 Organizarea în timp și spațiu
• Partea a 2-a Gestionarea e-mailului
• Partea a 3-a Gestiona timpul
• Partea 4 Menținerea sănătății fizice și mintale

În acest articol: Organizarea timpului și a spațiului Gestionarea timpului de e-mailManagementul timpului de gestiuneMănătirea sănătății fizice și mintale15 referințe

A fi organizat este o calitate căutată de către recrutori, deoarece este unul dintre cele mai bune atuuri pentru furnizarea de muncă de calitate. Cu toate acestea, mulți angajați se confruntă cu dificultăți organizaționale de diferite grade.Dacă faceți parte din ea, știți că există soluții simple și eficiente. vă oferă câteva sfaturi pentru a vă facilita viața profesională printr-o organizare mai bună.

etape

Partea 1 Organizarea în timp și spațiu

1. 
   

   
   Înregistrați-vă activitățile într-un ziar. Luați o săptămână pentru a evalua fiecare dintre activitățile dvs. pe măsură ce mergeți. Această săptămână obișnuită vă va permite să aveți o imagine de ansamblu asupra sarcinilor dvs. zilnice. Le veți putea clasifica în funcție de timpul pe care îl solicită și de obiectivele care vă vor permite să atingeți.

2. 
   

   
   Determinați vârfurile de productivitate. Unele persoane sunt mai active în timpul dimineții, în timp ce altele sunt mai eficiente după prânz. Oricare ar fi cel mai bun moment pentru tine, profită de asta pentru a îndeplini cele mai importante și complexe sarcini.

3. 
   

   
   
   
   Prioritizează-ți sarcinile. Luați obiceiul de a avea un jurnal în formă de hârtie sau digitală. Înainte de a pleca noaptea sau de a ajunge dimineața, marcați cele mai importante activități: raportul care trebuie făcut într-un timp scurt, pregătirea unei întâlniri ... Acest lucru vă va permite să acordați timpul și energia necesară pentru fiecare sarcină fără să vă împrăștiați. Cu toate acestea, rămâne suficient de flexibil pentru a încorpora cerințe noi în cazul schimbării circumstanțelor. Dacă nu sunteți sigur de importanța relativă a unei sarcini, adresați-vă colaboratorului sau supraveghetorului pentru detalii.

4. 
   

   
   Expediați rapid sarcini mici. Prioritizarea nu înseamnă amânare! Cu alte cuvinte, dacă aveți sarcini neimportante, dar ușor realizabile, nu le lăsați peste noapte. Aveți grijă cât mai repede de aceste mici activități, astfel încât să vă puteți concentra pe cele mai importante puncte.

5. 
   

   
   
   
   Organizează-ți spațiul de lucru. Indiferent dacă ai un birou mic sau o cameră adevărată, spațiul tău trebuie să conducă la o muncă eficientă! Un spațiu de lucru dezordonat poate provoca stres și vă poate limita productivitatea. Nu este vorba de a deveni un maniac de toaletă! Trebuie doar să îți iei obiceiul de a-ți aranja biroul.
   • Stocați spațiul de lucru. Scapă de toate fișierele și gunoiul care îți aruncă biroul. În schimb, clasificați cu atenție părțile importante. Stocați și curățați spațiul de lucru imediat ce aveți ocazia: într-o perioadă de activitate, în timpul unei pauze, între două sarcini ...
   • Curățați în timp ce mergeți. În acest fel, evitați acumularea de hârtii sau resturi de mâncare pe birou.
   • Păstrați lucrurile la îndemână: telefon, pix, suport de hârtie ... Organizați-vă spațiul de lucru pentru a-l face cât mai funcțional.

6. 
   

   
   Planifică-ți ziua. Pentru a vă organiza eficient, trebuie să vă programați programările, dar și toate celelalte sarcini profesionale, cum ar fi citirea e-mailului dvs., scrierea rapoartelor ... De exemplu, puteți petrece una sau două zile din programările din săptămână. tu și restul săptămânii la alte sarcini. Nu încercați să completați cu orice preț perioade goale. Profitați de ocazie pentru a vă relaxa sau gândiți-vă la probleme mai puțin imediate. Aceste perioade de activitate scăzută pot prezice, de asemenea, așteptările.
   • Utilizați un calendar sau un calendar. Puteți alege o agendă pe hârtie, un calendar electronic sau aplicații de genul iCalendar sau Google Now.
   • Categorizează-ți activitățile. De exemplu, le puteți clasifica după tip (proiect, eveniment, întâlnire, pauză ...) sau după ordinea importanței. Alegeți un sistem care vă permite să vedeți principalele activități dintr-o privire.
   • Optimizați utilizarea instrumentelor digitale. De exemplu, perspectivă poate fi utilizat ca agendă, calendar sau listă de activități de făcut. Folosind același instrument pentru a vă planifica viața profesională, câștigați în eficiență.
   • Dacă este posibil, delegați o parte din activitatea dvs. Poate fi dificil să încărcați un asistent cu sarcini care vă sunt atribuite sau să solicitați ajutorul unui coleg. Totuși, acest lucru vă permite să vă concentrați asupra activităților pe care le puteți face și să vă optimizați gestionarea timpului.

Partea a 2-a Gestionarea e-mailului

1. 
   

   
   Dacă este posibil, programați citirea e-mailului dvs. Unele postări ar putea necesita o conexiune permanentă la cei de la dvs. Dacă acesta nu este cazul dvs., nu citiți e-mailurile dvs. până la orele programate din timpul zilei.

2. 
   

   
   Sortează-ți e-mailurile. Marcați conversațiile importante și clasificați-vă e-mailurile în funcție de scopul lor, expeditorul lor ... Utilizați funcțiile oferite de perspectivă (foldere și subfoldere) sau Gmail (Etichete).
   • Ștergeți s-urile pe măsură ce sunt procesate. Arhivați conversațiile și e-mailurile importante de care aveți nevoie. Să ai o cutie goală, care a fost citită și tratată, poate fi o ușurare la sfârșitul zilei. Dacă faceți o regulă generală, asigurați-vă că nu vă grăbiți procesarea e-mailurilor.

3. 
   

   
   Optimizarea mijloacelor de comunicare. Fie între colegi sau cu parteneri, nu vă limitați la o conversație prin e-mail. Conversația instantanee sau pur și simplu telefonul sunt soluții preferate pentru viteza și contactul lor uman. Vă pot economisi timp prețios și vă pot salva stresul de aștepta răspunsul dumneavoastră. În plus, este mai ușor să schimbați informații în firul unei conversații orale decât în ​​scris.

4. 
   

   
   Limitați întreruperile de lucru prematur. Este esențial să faceți pauze în timpul zilei. Pe de altă parte, întreruperea în mijlocul unei sarcini pentru a răspunde la telefon sau un coleg care trece pe lângă birou îți rupe programul de lucru și pierde timpul. Fără să vă izolați complet, nu ezitați să închideți ușa sau să nu lăsați telefonul pe robot telefonic. După finalizarea sarcinii, răspundeți la diferitele solicitări. Acestea fiind spuse, nu faceți o regulă absolută cu riscul de a apărea asocial sau inaccesibil!

5. 
   

   
   Folosiți butonul cloud computing. Această tehnologie face posibilă stocarea unor cantități mari de informații printr-un server de la distanță. Prin urmare, este ieftin și îmbunătățește accesibilitatea datelor. Astfel, puteți lucra de pe orice dispozitiv cu condiția ca acesta să aibă acces la internet. cloud computing poate îmbunătăți calitatea muncii și gestionarea timpului, deoarece vă permite să lucrați mai rapid și mai eficient. Acest serviciu este de obicei disponibil ca abonament plătit de companie. Nu ezitați să propuneți utilizarea acestei tehnologii pentru serviciul dvs.

6. 
   

   
   Utilizați funcțiile oferite de motoarele de căutare. Este posibil să aveți deja obiceiul de a înregistra și clasifica site-urile din preferatele dvs. pe o bază personală. Nu ezitați să faceți același lucru la birou, mai ales dacă aveți propriul computer. De exemplu, site-urile partenere corporative sau informațiile generale sunt surse la care aveți nevoie de acces rapid.

Partea a 3-a Gestiona timpul

1. 
   

   
   Nu încercați să faceți mai multe sarcini simultan. Într-o lume dominată de tehnologiile informației și comunicațiilor, angajații sunt așteptați să fie întotdeauna disponibili și să răspundă la toate solicitările în același timp. Toți experții sunt dornici să spună că acest fenomen al multitasking duce, contrar aparențelor, la pierderea timpului și a calității muncii. Când creierul nostru este saturat de informații, nu are timp să analizeze totul. Astfel, efectuarea mai multor sarcini în același timp crește stresul și scade capacitatea de analiză și concentrare. Are mai mult sens să rezolvi o problemă simultan.

2. 
   

   
   Creați-vă propriul program. Dincolo de stabilirea unei agende specifice (întâlnire, eveniment, întâlnire ...), este bine să aveți un program general al zilei dvs. Acest lucru vă va permite să prezice vârfuri de activitate și perioade de odihnă.
   • Unele activități, cum ar fi gândirea unui proiect sau studierea fișierului unui client, necesită concentrare și analiză. Pentru a vă îmbunătăți eficiența, planificați un anumit timp pentru a petrece acest tip de activitate. Dacă mutați fișiere sau proiecte, capacitatea dvs. intelectuală poate scădea, ceea ce vă face mai puțin eficient. În mod similar, sarcinile mai obositoare, cum ar fi citirea e-mailului sau a raportului, trebuie limitate în timp. În caz contrar, s-ar putea să vă simțiți plictisiți și să întârziați sau să întârziați activitatea.
   • Permiteți timp suplimentar pentru anumite activități. Într-adevăr, întâlnirile sau programările pot dura mai mult decât se aștepta. Pe baza experienței dvs., includeți în program un interval de timp mai mare decât durata anunțată a evenimentului.

3. 
   

   
   Puteți utiliza o alarmă. Poate să vă amintească de un eveniment, să semnalizeze sfârșitul timpului alocat pentru finalizarea unei sarcini sau vă poate oferi pur și simplu un ritm de muncă. Cu toate acestea, evitați să faceți să sune neașteptat, deoarece acest lucru vă poate stresa fără a vă face mai eficient.

4. 
   

   
   Nu vă îndepliniți sarcinile fără un motiv valid. Lennui, oboseala, dorința de a părăsi biroul mai devreme ... sunt motive rele pentru a amâna o activitate. Procrastinarea este o adevărată pierdere de timp și eficiență. Cu toate acestea, trebuie să rămâi flexibil. Dacă apare un eveniment neașteptat (ședință de ultimă oră, revizuirea unui fișier urgent ...), rețineți ce trebuie să faceți și reluați activitatea mai târziu. De asemenea, puteți configura o soluție alternativă. De exemplu, dacă nu puteți merge la o întâlnire, încercați să configurați un apel de conferință.

Partea 4 Menținerea sănătății fizice și mintale

1. 
   

   
   Faceți pauze. Așa cum am menționat în articol, este imperativ să planificăm perioade de odihnă fizică și intelectuală. Într-adevăr, a face o pauză după-amiază pentru a face ceea ce nu am avut timp să facem dimineața este inutil. Pauză vă permite să faceți un pas înapoi, să apreciați munca depusă și să faceți schimb cu colegii. În plus, ajută la o mai bună organizare și îmbunătățire a productivității. Dacă sunteți copleșit de muncă, introduceți perioada de pauză în calendarul dvs., astfel încât să nu uitați. Dacă este necesar, planificați o alarmă.

2. 
   

   
   Dormi suficient. Avantajele somnului au fost întotdeauna recunoscute. Cu toate acestea, mulți lucrători nu dorm suficient. Stabiliți o rutină pentru a avea un somn bun de șapte sau opt ore.

3. 
   

   
   Nu te compara cu colegii tăi. Fiecare are un rol particular pe care îl înțelege diferit. O metodă eficientă de organizare pentru un coleg nu va fi neapărat pentru tine. Puteți discuta despre cele mai bune practici, dar trebuie să vă găsiți propriul sistem.

4. 
   

   
   Organizarea este un proces care necesită mult timp. Programul dvs. va fi pus la punct pe măsură ce lucrați în companie. Nu încercați să vă urmăriți agenda cu orice preț și să fiți flexibili. Începeți cu o organizație generală (birou ordonat, distribuirea timpului între muncă și pauză ...) și apoi rafinați-l treptat.