Conţinut

• Pași
• Întrebări și răspunsuri comunitare

Alte secțiuni

Managerii eficienți și liderii de echipă își monitorizează activ angajații într-o varietate de moduri pentru a se asigura că performanții cu performanțe reduse sunt disciplinate rapid și performanții cu randament ridicat sunt recompensați. Monitorizarea angajaților vă poate ajuta, de asemenea, să identificați domeniile în care angajații pierd timpul sau resursele companiei în probleme private. Cu software-ul potrivit, puteți bloca site-urile web neadecvate sau care nu se aplică operațiunilor comerciale. Monitorizarea cu succes a angajaților, fără a provoca fricțiuni inutile la birou, ar trebui să fie obiectivul unui manager eficient.

Pași

Metoda 1 din 4: Definirea așteptărilor

1. 

   Creați o explicație scrisă a politicilor dvs. Politicile dvs. vor fi eficiente numai dacă sunt explicate în termeni clari într-un manual sau ghid al angajaților. Acest ghid ar trebui să fie ușor accesibil tuturor angajaților și să definească care sunt politicile dvs. și ce se va face în cazul în care acestea nu vor fi respectate. Pentru orice politică de monitorizare pe care o aveți, cum ar fi monitorizarea prin internet sau prin telefon, vă recomandăm să explicați și procesul de gândire care a condus la politicile dvs. Explicarea de ce faceți acest lucru poate ajuta la reducerea neîncrederii angajaților cauzată de monitorizarea activităților acestora.
   • Stabiliți politici clare privind cronometrarea, orele facturate (dacă este cazul), apelurile telefonice personale și utilizarea personală a internetului la locul de muncă. Încurajați angajații să facă pauze non-stop, acolo unde este cazul.

2. 

   
   
   Asigurați-vă că angajații sunt conștienți de aceste politici. Dacă are loc un tip de monitorizare dincolo de check-in-ul standard cu privire la progres, cum ar fi dacă utilizați monitorizarea prin telefon sau internet, ar trebui să vă informați angajații direct. Țineți o întâlnire sau trimiteți un e-mail în masă pentru a explica modificările politicii de monitorizare și pentru a explica exact când și cum vor fi înregistrate, salvate și șterse informațiile.
   • În unele state, cum ar fi Connecticut și Delaware, vi se cere legal să vă informați angajații cu privire la orice monitorizare pe internet.
   • Chiar dacă nu vi se cere să vă informați angajații despre monitorizare, este posibil să existe reacții adverse dacă nu le spuneți și aceștia află singuri.

3. 

   
   
   Respectați îndrumările disciplinare exact. Atunci când un angajat nu vă respectă politicile, asigurați-vă că sunt luate măsurile disciplinare declarate pentru acea infracțiune. Asigurați-vă că aplicați politicile în mod egal tuturor angajaților. Fii clar cu privire la intențiile tale. Documentați acțiunea disciplinară și solicitați angajatului să semneze planuri disciplinare. Dacă nu respectați în mod corespunzător aceste linii directoare, angajații vor ajunge să creadă că politicile dvs. stabilite cu atenție nu vor fi aplicate cu adevărat.

4. 

   
   
   Păstrați politicile în rațiune. Nu vă înregistrați prea des și nu instituți politici de internet prea limitate. Un șef nebun poate scădea moralul și îi poate face pe angajați să se simtă nervoși. Concentrați-vă pe rezultate, mai degrabă decât pe proces. Dacă un angajat produce o muncă bună și lucrează bine într-o echipă, nu căutați prea mult detaliile.
   • Oferiți personalului dvs. de nivel superior mai multă libertate. Deși ar putea fi potrivit să oferiți unui asistent temporar sau administrativ care are puține investiții în afacerea dvs. un computer care se confruntă cu un spațiu deschis pe care îl puteți monitoriza, personalul de nivel superior se va aștepta la încredere.
   • Libertatea de a lucra în mod propriu va face probabil personalul de nivel superior mai productiv, nu mai puțin.

Metoda 2 din 4: Evaluarea productivității

1. 

   Verificați-vă angajații. Din când în când, verificați-vă cu personalul din propriul birou la o oră neprogramată. Dacă un membru al personalului „face clic” de la o fereastră frecvent când intrați sau închideți telefonul, poate fi necesar să vă exprimați îngrijorarea. Urmărirea personală a angajaților vă poate ajuta, de asemenea, să oferiți critici constructive pentru munca lor.

2. 

   Cereți o explicație la ce a lucrat un angajat. O modalitate simplă de a ține angajații la răspundere este de a purta conversații regulate cu ei despre modul în care merge munca lor. Întrebați-le ce au făcut de la ultima conversație, punând mai multe întrebări și evaluându-le răspunsurile pe măsură ce se dezvoltă conversația. Solicitați detalii și dovezi tangibile ale rezultatelor.

3. 

   Faceți angajații să-și documenteze propria muncă. Puneți-vă angajatul să înregistreze progresul muncii în jurnalele de activitate, liste de verificare sau rapoarte de progres. Cu toate acestea, rapoartele nu ar trebui să fie excesiv de împovărătoare sau „ocupate”, ci ar trebui să încurajeze membrii echipei și conducerea să păstreze legătura și pe aceeași pagină. Nu vă fie teamă să cereți dovada muncii descrisă într-un raport atunci când vorbiți cu angajatul.

4. 

   Evaluează lucrările în desfășurare. Dacă sunteți îngrijorat de productivitate, solicitați dovezi concrete ale performanței, măsurabile și limitate în timp. Dacă un angajat este lider de proiect, stabiliți repere, dar solicitați și planuri și termene pentru proiect. Verificați-vă cu alți angajați pentru a vă asigura că toți membrii echipei de proiect comunică. Urmăriți personal progresul proiectelor pe termen lung și evaluați acuratețea și completitudinea acestora.
   • De exemplu, puteți monitoriza intrările de date pentru un angajat care este desemnat să gestioneze o bază de date. Ați putea evalua actualitatea intrărilor, acuratețea acestora și respectarea acestora la liniile directoare ale companiei.

5. 

   Întrebați-i pe ceilalți despre interacțiunile angajaților. Întrebați furnizorii, clienții și alți angajați despre interacțiunile lor cu un anumit angajat pentru a obține o imagine a modului în care s-a comportat acel angajat. Cu toate acestea, aveți nevoie de o modalitate de a crește obiectivitatea acestor observații, astfel încât angajații să nu fie reprezentați pe nedrept. Când solicitați aceste informații, solicitați detalii despre interacțiune în loc de impresii. Solicitați descrieri ale interacțiunilor în loc de evaluări. Și păstrează întotdeauna o minte deschisă; nu știi niciodată când un angajat este denaturat.

Metoda 3 din 4: Monitorizarea activității online

1. 

   Alegeți software-ul de monitorizare. Software-ul de monitorizare poate fi configurat în mai multe moduri. Primul lucru de luat în considerare este setarea unui sistem complet cu un server. Aceasta va include protecția antivirus și malware, precum și monitorizarea angajaților. Dacă nu aveți personal IT pentru întreținerea echipamentului, puteți utiliza un serviciu bazat pe cloud, cum ar fi Trend Micro Business Security sau Symantec Cloud pentru a obține aceste servicii. Aceste servicii nu sunt extrem de scumpe; așteptați să plătiți aproximativ 150 USD pe an.
   • Dacă încercați doar să urmăriți utilizarea web a angajaților și să blocați unele site-uri, va fi util un pachet software mai simplu. Acest serviciu va fi mai ieftin și vă va permite să monitorizați și să filtrați paginile web, să vizualizați apăsări de taste și să capturați capturi de ecran. De exemplu, Interguard Sonar oferă aceste servicii.
   • În unele cazuri, este posibil să puteți obține gratuit sisteme de urmărire rudimentare. De exemplu, ActivTrak monitorizează traficul web al sistemului și produce un raport lunar pentru dvs.

2. 

   Blocați site-urile web dăunătoare sau inadecvate. Angajatorii au dreptul să monitorizeze ce pagini web vizitează angajații lor și să blocheze site-urile pe care le consideră neimportante pentru operațiunile comerciale, inadecvate sau potențial dăunătoare. În principal, angajatorii blochează anumite site-uri web, fie pentru a se asigura că angajații sunt productivi, cum ar fi blocarea site-urilor de Facebook sau de tranzacționare a acțiunilor care îi distrag atenția, fie pentru a se asigura că angajații nu sunt hărțuiți colegi de serviciu sau să comită spionaj corporativ.
   • Angajatorii pot, de asemenea, să blocheze site-urile considerate pornografice sau urăști.
   • Unele pachete de monitorizare permit limitele de timp stabilite pentru anumite tipuri de site-uri web, de exemplu, permitând o anumită perioadă de timp în fiecare zi pe site-urile de socializare.
   • Când observați că angajații dvs. vizitează un site web care nu are legătură cu funcționarea frecventă, blocați site-ul respectiv și trimiteți un e-mail prin care să le reamintiți că sunt la ora companiei.

3. 

   Monitorizați e-mailul. Monitorizarea e-mailurilor este mai dificil de justificat de către angajatori. Înainte de a citi e-mailurile angajaților, angajații ar trebui să fie informați cu privire la politica care permite citirea e-mailurilor lor. În plus, angajatorul are de obicei nevoie de un motiv pentru suspiciunea care i-a determinat să citească e-mailurile, precum un incident documentat cu acel angajat. De asemenea, este dificil pentru angajatori să justifice citirea e-mailurilor dacă au susținut inițial că e-mailurile vor fi confidențiale.

4. 

   Asigurați-vă că respectați legea. Anumite măsuri de monitorizare pot interfera cu dreptul angajaților dvs. la confidențialitate. Înainte de a instala software-ul de monitorizare, consultați un avocat angajat. Asigurați-vă că există documente scrise pe software pe care angajații le-au semnat și că toată lumea înțelege pentru ce este folosit software-ul.

Metoda 4 din 4: instituirea altor tipuri de monitorizare

1. 

   Înregistrați conversațiile telefonice. Legea federală permite angajatorilor să monitorizeze conversațiile telefonice ale angajaților. Cu toate acestea, acest lucru este valabil numai pentru apelurile legate de afaceri, cum ar fi cele cu clienți sau furnizori. Un angajator nu are, în general, voie să monitorizeze apelurile personale și trebuie să oprească înregistrarea și monitorizarea apelului atunci când își dă seama că este personal. Singura excepție este că apelurile telefonice personale sunt interzise în mod explicit de politica la locul de muncă.
   • Înregistrarea și monitorizarea mesajelor vocale ar trebui să se facă numai cu o justificare, ca o suspiciune documentată de abatere.
   • Convorbirile telefonice pot fi înregistrate folosind atingeri telefonice sau un sistem electronic de înregistrare. În unele cazuri, acest lucru poate fi asociat cu celălalt software de monitorizare.

2. 

   Configurați supravegherea video. Întreprinderile folosesc de obicei supravegherea video pentru a descuraja clienții să fure produse. Cu toate acestea, unele companii folosesc și supravegherea video pentru a se asigura că angajații sunt productivi și nu încalcă politicile companiei. Monitorizarea angajaților în acest fel vă poate oferi dovezi imparțiale ale comportamentului necorespunzător al angajaților și, de asemenea, îi poate motiva să lucreze mai sârguincios. Cu toate acestea, senzația constantă de a fi urmăriți ar putea face angajații inconfortabili și poate duce la un declin al moralului. Din aceste motive, luați în considerare cu atenție argumentele pro și contra înainte de a utiliza supravegherea video.
   • În multe state, supravegherea video este, de asemenea, atent reglementată de legea statului. Verificați legile de stat înainte de a implementa acest tip de monitorizare.
   • Înregistrarea video a angajaților care efectuează anumite activități, cum ar fi utilizarea toaletei sau schimbarea, este întotdeauna ilegală și poate duce la sancțiuni penale.

3. 

   Urmăriți locațiile angajaților dvs. Anumite aplicații, cum ar fi Xora și TSheets, permit angajatorilor să urmărească mișcarea angajaților prin intermediul smartphone-urilor lor. Acesta este de obicei folosit pentru a intra sau ieși și este legal dacă angajatul își dă consimțământul. Cu toate acestea, unii angajați sunt urmăriți 24/7 folosind software-ul, ceea ce le-ar putea oferi temeiuri legale pentru a-și da în judecată angajatorii pentru încălcarea vieții private. Dacă implementați acest tip de politică, consultați un avocat pentru a vă asigura că faceți acest lucru în mod legal.
   • Companiile de transport maritim sau de conducere pot folosi, de asemenea, trackere în vehicule pentru a se asigura că șoferii rămân pe traseu. Aceasta este o practică obișnuită și este, în general, acceptabilă.

Întrebări și răspunsuri comunitare

Conduc o echipă formată din 4 membri. Ce instrument de urmărire a timpului ați recomanda?

Aș dori să recomand WebWork tracker. Îl folosesc pentru nevoile de monitorizare ale echipei mele de deja 7 luni. Este destul de ușor de utilizat și are multe caracteristici utile, cum ar fi nivelurile de activitate, capturi de ecran, rapoarte, facturi și așa mai departe. Și mai mult, este mai accesibil în comparație cu alte aplicații.

Cum pot face rapoarte zilnice?

Puteți încerca un software de monitorizare și gestionare all-in-one. Acesta va colecta rezumatul zilnic al fiecărui angajat și va exporta un raport zilnic, săptămânal sau lunar pe care îl puteți verifica sau descărca.

Compania a adoptat o politică pe care fiecare personal trebuie să o urmărească atunci când merge pe teren sau în afara biroului și să se asigure când revine. Cum pot rezolva această problemă dacă personalul refuză să facă acest lucru?

Este greu să-ți forțezi angajații să facă asta, deci de ce nu folosești un alt mod de a-ți atinge scopul? Puteți încerca un software de monitorizare. Poate înregistra automat ora de conectare și deconectare a computerului, deci ar fi ora de intrare și de ieșire pe care doriți să o înregistrați. În caz contrar, ați putea să vă amenințați angajații că nu vor fi plătiți cu exactitate dacă nu utilizează cu exactitate sistemul, dar va trebui să fiți pregătiți pentru a aplica acest lucru. Asigurați-vă că îl afișați legal și acordați angajaților dvs. suficient timp pentru a se adapta.