Autor:
Robert White
Data Creației:
6 August 2021
Data Actualizării:
2 Mai 2024
Conţinut
Știm cu toții că organizarea la locul de muncă este importantă; chiar și așa, aceasta este o bătălie nesfârșită pentru mulți oameni. Credeți sau nu, a rămâne organizat nu este o sarcină atât de descurajantă pe cât pare. Unele schimbări rapide în obiceiuri și soluții continue pot face acest proces mai ușor decât ați putea crede.
Pași
Metoda 1 din 4: Gestionarea spațiului și a timpului
Monitorizează-ți activitățile. Pentru câteva zile, înregistrați mai multe dintre activitățile dvs. într-un jurnal. Acest lucru vă va ajuta să vedeți exact ceea ce faceți fără să vă dați seama și veți obține un simț inițial al eșecurilor organizaționale și de productivitate. În plus, ar trebui să efectuați acest exercițiu având în vedere obiectivele dvs. generale. Prin intermediul jurnalului de activitate, veți putea vedea ce sarcini vă pot pierde timpul și care pot contribui la obiectivele dvs.
Stabiliți programele de productivitate ridicate. Unele persoane sunt productive dimineața, în timp ce altele urăsc ideea de a se trezi devreme. Este posibil să aveți deja o înțelegere a părților zilei care vă fac mai productivi. Indiferent de preferințele dvs. - nopți, dimineți, prânz sau chiar înainte sau după „oră de vârf” -, profitați de aceste perioade pentru a vă maximiza productivitatea.
Prioritizează sarcinile tale. Știm cu toții că unele sarcini sunt mai importante decât altele; cu toate acestea, nu le acordăm întotdeauna prioritate adecvată. Dezvoltați, de exemplu, un sistem care clasifică sarcinile prin memento-uri care includ mărci precum steaguri sau stele cu onestitate și flexibilitate. Păstrați aceste mementouri aproape de computer sau birou, fie ele virtuale sau fizice. Alocați mai mult timp și energie pentru elementele prioritare de pe listă. Exemplele pot include sarcini cu termene scurte, cum ar fi lucrurile pe care trebuie să le livrați până la sfârșitul zilei sau a doua zi. De asemenea, puteți acorda prioritate răspunsurilor către clienți, șefi sau alte persoane care sunt responsabile pentru cheltuielile generate. Și, dacă nu sunteți sigur cât de sensibilă sau importantă este o sarcină, este întotdeauna o idee bună să o întrebați.
Finalizați imediat sarcinile rapide. Nu toate sarcinile trebuie să fie prioritizate și programate pentru o anumită oră.Planificarea sau programarea unora dintre ele poate dura cât timp pentru a le finaliza. Dacă da, și puteți finaliza imediat aceste sarcini, bucurați-vă! Abordarea acestor obstacole în acest fel vă va ajuta, de asemenea, să evitați amânarea.
Gestionați dezordinea și materialele de lucru. Tabelele noastre se deplasează cu ușurință de la scene de dezordine la scene de distrugere demne de filme - ceea ce face organizarea dificilă. Unii oameni operează chiar în conformitate cu politici stricte de curățare. Deși nu sunt esențiale, luați câțiva pași pentru a vă curăța stația de lucru.
- Reluați comanda. Aruncați gunoiul și arhivați sistematic materialele de care aveți nevoie. Curățați dezordinea ori de câte ori este posibil: în timpul pauzelor sau între sarcini.
- Curățați imediat murdăria pe care o generați. Deci, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la curățare mai târziu. În plus, acest lucru va împiedica tulburarea actuală să rămână pe masa dvs. în viitor.
- Păstrați la îndemână consumabilele de care aveți nevoie. Evident, nu totul din jurul tău este un semn de dezordine. Având la dispoziție instrumentele pe care le folosești, economisești timp și folosești bine spațiul prețios.
Programați orele pentru activități și întâlniri. Unii oameni programează doar întâlniri, dar nu fac liste cu activitățile necesare. Programarea celor mai importante sarcini, precum și a programărilor, poate fi utilă. De asemenea, puteți „grupa” sarcini specifice. De exemplu: programați întâlniri doar marți și joi. Păstrați, de asemenea, timp liber în calendarul dvs. pentru a aloca timp creativ pentru dvs. sau pentru a găzdui evenimente neașteptate.
- Folosiți o agendă și un calendar. Aceste instrumente pot fi de hârtie sau virtuale, sub formă de aplicații precum iCalendar și Google Now.
- Separați-vă activitățile în categorii. Clasificarea sau separarea activităților în funcție de culoare vă poate oferi memento-uri vizuale rapide despre ceea ce este important. Aceste categorii pot include, de exemplu: corespondență, proiecte, evenimente, întâlniri, discuții și chiar pauze sau ore pentru exerciții fizice.
- Optimizați-vă tehnologia. Calendarele virtuale și platformele de e-mail, cum ar fi Outlook, vă pot combina listele de sarcini, contactele și adresele dvs. Acest lucru nu numai că face totul mai eficient, dar vă optimizează și procesul de gândire.
- Ori de câte ori este posibil, delegați sarcini. Având în vedere intensitatea muncii de o zi, este ușor să uiți că nu trebuie să faci totul de unul singur. Delegați sarcini unui asistent sau, dacă sunteți în mod special împotmolit cu treburile, rugați un coleg să vă facă o favoare și să vă ajute cu anumite sarcini. Îi poți recompensa atunci când totul este mai calm.
Metoda 2 din 4: Îngrijirea sistematică a e-mailului dvs.
Verificați-vă e-mailurile la orele programate. Nu toată lumea trebuie să se țină de căsuța de e-mail, deoarece multe mesaje primite nu sunt atât de urgente. Dacă lucrați într-o locație care nu necesită răspunsuri imediate la e-mailuri, verificați căsuța de e-mail la orele programate - de aproximativ trei sau patru ori pe zi.
Arhivează e-mailurile. Profitați de foldere și etichete în loc să lăsați mesajele să se acumuleze în căsuța de e-mail. Outlook are foldere și subfoldere, în timp ce Gmail are etichete și mai multe căsuțe de intrare separate. Dacă sunteți jurnalist, de exemplu, dosarele dvs. pot fi numite „Rapoarte actuale”, „Rapoarte viitoare”, „Rapoarte vechi”, „Interviuri și surse” și „Povestiri și idei”.
- Ștergeți și arhivați. Arhivează e-mailurile vechi și importante și șterge restul. În exemplul de mai sus, folderul „Rapoarte vechi” servește ca fișier al unui jurnalist. Când începeți să ștergeți mesajele de e-mail vechi, veți fi surprins de câte articole merg în coșul de gunoi și câte articole sunt stocate. Unora le place, de asemenea, să aibă căsuța de e-mail goală - să nu lase un singur mesaj necitit (sau să nu lase niciun mesaj în căsuța de e-mail). Pe lângă utilizarea folderelor și etichetelor, puteți goli caseta folosind funcția „Arhivare”, ștergând e-mailurile vechi în timpul pauzelor la serviciu sau folosind aplicații de organizare a contului.
Ori de câte ori este cel mai eficient, utilizați alte forme de comunicare. Uneori, un simplu apel telefonic poate rezolva o problemă care ar necesita schimbul a zece e-mailuri. Dacă da, sunați persoana! Dacă știți că schimbul de e-mailuri va genera o discuție sau va implica multe mesaje, este mai bine să vorbiți la telefon. În acest fel, veți putea primi mai multe detalii, evitând în același timp o discuție lungă și lungă prin intermediul mesajelor electronice. Puteți chiar să trimiteți un e-mail unui coleg și să spuneți ceva de genul "Am o mulțime de întrebări pentru dvs. pe această temă. Poate că ar trebui să vorbim între noi. Vă pot suna în cinci minute?"
Limitați întreruperile. Deși pauzele strategice sunt utile, întreruperile în timpul orelor de lucru nu sunt. Vă pot încetini, vă pot frânge ritmul de lucru și vă pot face să vă pierdeți modul de gândire. Deci, încercați să utilizați mesaje scrise și vocale speciale atunci când știți că sunteți prea ocupat. Aceste instrumente nu trebuie utilizate numai atunci când nu sunteți la birou; ele pot fi folosite atunci când sunteți împotmolit cu sarcini. Mulți oameni folosesc, de asemenea, politica „ușii deschise” - dar nu trebuie să vă lăsați camera deschisă tot timpul. Puteți chiar să lăsați o notă prietenoasă la ușă, spunând ceva de genul „Sunt în mijlocul unui apel” sau „Sunt ocupat. Vă rugăm să reveniți mai târziu sau să trimiteți un e-mail”.
Folosiți serviciile „norilor”. Serviciul cloud (cunoscut și sub denumirea de „cloud computing”) poate fi luat în considerare, deoarece este mai ieftin, scalabil, eficient și ușor de actualizat. Conținutul pus la dispoziție de acești nori poate fi deosebit de util, deoarece îl puteți accesa pe diferite dispozitive: computere, tablete, smartphone-uri etc. Stocarea în cloud servește, de asemenea, ca mod principal sau secundar de a face copii de rezervă digitale. Consultați persoana responsabilă pentru IT sau software la locul de muncă. Este posibil să aveți deja o cantitate de spațiu liber în nori (sau puteți chiar cumpăra acel spațiu pentru taxe anuale mici).
Folosiți favoritele de pe internet. Cele mai bune browsere fac posibilă marcarea - atunci când salvați și organizați adresele de e-mail pe care le vizitați frecvent pentru acces ușor și rapid. Profitați de ele, astfel încât să nu uitați de site-urile importante care conțin știri sau informații din industrie.
Metoda 3 din 4: Profitarea timpului
Evitați practicarea simultană a mai multor sarcini. În acest sens, majoritatea experților au opinii similare. Deși poate părea rapid și cool la televizor, practicarea simultană a mai multor sarcini („multitasking” sau „multitasking”) nu este eficientă și vă poate afecta eficiența organizațională. Alegeți să vă dedicați atenția completă unei sarcini pe rând; terminați-l și treceți la următorul element din listă.
Creați-vă un program sau un calendar. Din fericire, majoritatea locurilor de muncă nu necesită programarea specifică a tuturor lucrurilor din ziua ta. Cu toate acestea, poate fi utilă păstrarea unui program de bază cu cele mai importante evenimente și sarcini ale zilei.
- Stabiliți limite de timp pentru anumite activități. Unele sarcini nu necesită aceste limite, dar altele trebuie să aibă parametri de timp pentru a vă îmbunătăți productivitatea. Gândiți-vă la activitățile de zi cu zi care tind să dureze mai mult decât de obicei - și acordați-le termene specifice în viitor.
- Alocați timp suplimentar pentru alte activități. Unele activități - după cum probabil ați învățat din experiență - tind să ajungă să necesite mai mult timp decât se aștepta; cu toate acestea, acest lucru nu este neapărat un lucru rău. Lăsați deoparte, de exemplu, timp suplimentar înainte și după efectuarea acestor tipuri de sarcini (și mai ales pentru evenimente și întâlniri importante).
Folosiți o aplicație cu cronometru, un cronometru fizic sau o alarmă. Aceste instrumente pot fi eficiente atunci când sunt utilizate cu moderație. Unora le place să seteze alarmele cu 10, 15 sau 30 de minute în avans, pentru a primi avertismente în avans și pentru a se pregăti pentru o activitate. De asemenea, puteți utiliza mementouri.
Evitați să vă amânați activitățile. Întrebați-vă dacă această amânare este absolut necesară sau dacă este doar un exemplu de amânare. Dacă credeți că amânați, nu amânați sarcina - terminați-o imediat! Cu toate acestea, atunci când amânarea unei activități este inevitabilă, rețineți punctul în care ați întrerupt-o și setați un alt moment specific pentru a o termina. O altă opțiune este crearea unui plan de urgență. De exemplu: dacă trebuie să anulați o întâlnire față în față, este posibil să puteți efectua un apel (prin audio și / sau video) cu persoana respectivă.
Metoda 4 din 4: Îngrijirea sănătății fizice și mentale
Luați pauze. Este important să aveți pauze mentale pentru a rămâne sănătos și productiv. Tindem să fim atât de scufundați la locul de muncă încât uneori nu facem pauze - atât de esențiale. Aceste pauze ne oferă odihna de care avem nevoie și ne îmbunătățesc productivitatea, dar ne permit, de asemenea, să facem un pas înapoi și să ne întrebăm dacă ne folosim timpul cât mai eficient posibil.
Dormi mai bine. Dacă nu dormim bine, s-ar putea să fim uimiți, obosiți sau lipsiți de așteptare a doua zi, ceea ce poate submina eficiența și planurile noastre la locul de muncă. Planificați să vă odihniți cel puțin șapte sau opt ore neîntrerupte pe noapte.
Nu te compara cu colegii tăi de muncă. Munca majorității acestor oameni este diferită de a noastră și toți au metode diferite de organizare. O metodă care are sens și este eficientă pentru cineva pe care o cunoști poate să nu fie cea mai bună pentru rutina ta și invers.
Acceptați că organizația este un proces continuu. Nu te aștepta să fii perfect. Organizarea este continuă și necesită o atenție constantă. Nu veți fi perfect organizat în fiecare zi; cu toate acestea, o mică comandă vă poate face mult mai eficient.
